Personalstamm
Allgemein
Abschnitt betitelt „Allgemein“Der Personalstamm kann entweder manuell gepflegt werden oder aus dem Mitarbeiter importiert werden. In CX Time wird der Personalstamm in der PZE Mitarbeiter Karte verwaltet. Ob der Personalstamm manuell, aus der Mitarbeitertabelle oder aus den Ressourcen übernommen wird, muss in der Einrichtung Allgemein definiert werden.
Mandant Herkunft Personal
Abschnitt betitelt „Mandant Herkunft Personal“In dieser Tabelle werden die Mandanten gespeichert, aus der die Personaldaten stammen.
Grundsätzlich ist CX Time in der Lage mehrere Mandanten in einer Installation zu verwalten.
Im Feld Name wird über den LookUp ein Mandant aus der Datenbank ausgewählt.
Personal - PZE Mitarbeiter Karte
Abschnitt betitelt „Personal - PZE Mitarbeiter Karte“Die PZE Mitarbeiter Karte ist die zentrale Form in der täglichen Arbeit mit CX Time, da von hier aus viele wesentliche Funktionen ausgeführt werden können.
Soll ein neuer Mitarbeiter angelegt werden, so erfolgt dies normalerweise in der Tabelle Mitarbeiter.
Die Stammdaten werden -je nach Einstellung in der Einrichtung Allgemein, Feld Herkunft Personal täglich, stündlich oder ständig beim Öffnen der PZE Mitarbeiter Karte oder aber manuell unter dem Button Aktion, Funktion, Menüpunkt Personal übernehmen.
Übernommen werden die Personalnummer, Name, Vorname, Mandant Herkunft, Nr. Herkunft, und die Stammkostenstelle. Diese Felder sind nicht editierbar.
Die Aktualisierung bereits vorhandener Personalstammdaten aus der Herkunftstabelle kann unterbunden werden, in dem man den Haken im Feld Automatisch aktualisieren entfernt.
Über den Button Zugehörig, Personal, Menüpunkt Herkunft gelangt man direkt in die Mitarbeiterkarte desjenigen auf dessen Datensatz man aktuell steht.
Selbstverständlich ist es möglich, dass Personal manuell in CX Time zu erfassen. Hierzu stellt man in der Einrichtung Allgemein, im Feld Herkunft Personal auf den Wert <leer> und die Zyklus Übernahme Personalstamm auf manuell.
Die Personalstammdaten müssen um Informationen ergänzt werden, die CX Time zwingend benötigt, um die Zeitdaten abrechnen zu können.
Wichtig ist zuerst die Zuordnung einer Stempelkarte aus den Stempelkarten im Feld Karten-Nr. in Optionen Allgemein.
Ausgeschiedene Mitarbeiter können nicht gelöscht werden, da für diese PZE Posten existieren. Sie werden im Feld aktiv auf den Wert Nein gesetzt, in dem man den Haken entfernt. In der Personalübersicht und der PZE Abrechnung sind Filter aus dem Feld aktiv mit dem Wert Ja vorgeschaltet, so dass nur aktive Mitarbeiter sichtbar sind und bearbeitet werden.
Im Feld Tage Krank im Prüfzeitraum werden die Anzahl der gebuchten Kranktage in dem Prüfzeitraum der in der PZE Einrichtung im Feld Prüfzeitraum Krankheit eingetragen ist, angezeigt. Es dient als Information für den Anwender, ob u. U. die Lohnfortzahlung geprüft werden muss.
Das Feld Letztes Datum Personalkalender dokumentiert bis zu welchem Tag der Personalkalender angelegt worden ist.
In den Feldern Geändert am und Geändert von wird festgehalten, welcher Business Central User wann den Datensatz erstellt, bzw. geändert hat.
In Optionen Abrechnung muss dem Mitarbeiter eine Abrechnungsart, sowie das Arbeitszeitraster Vorzug zugewiesen werden.
Das Feld Periodenarbeitszeit ist nicht editierbar. Der Wert wird auf Ja gesetzt, wenn in der Abrechnungsart die Periodenarbeitszeit verwendet wird.
Im Feld Dienstgangberechtigung wird ein Haken gesetzt, wenn der Mitarbeiter Dienstgänge stempeln darf. Die Berechtigung im Personalkalender wird über die Funktion Personalkalender anlegen gesetzt.
Für die Berechnung des Resturlaubs ist es erforderlich in Optionen Abrechnung die Felder Urlaubsanspruch Regel und Urlaubsanspruch Wert zu füllen.
Für die Urlaubsanspruch Regel können die folgenden Optionen gewählt werden:
- 0.5 Tage/Mon pro Wochenarb.Tag: es werden 0,5 Tage pro Monat pro Wochenarbeitstage gebucht. Das Feld Urlaubsanspruch Wert kann nicht mehr gefüllt werden. Der Wert des gebuchten Urlaubsanspruchs für ein Jahr beträgt immer 90 Tage.
- Fester Wert pro Monat: es wird der Urlaubsanspruch für einen Monat angegeben. Der Jahreswert wird in dem nicht editierbaren Feld Urlaubsanspruch mit der Angabe des relevanten Jahres angezeigt.
- Fester Wert pro Jahr: Hier wird der gesamte Jahresurlaubsanspruch eingetragen.
Die hier hinterlegten Tage werden automatisch gebucht, in dem man unter den Periodischen Aktivitäten die Funktion Jahresurlaubsanspruch buchen aufruft. Beginnt ein Arbeitsverhältnis abweichend vom laufenden Geschäftsjahresbeginn, ist es erforderlich den anteiligen Urlaubsanspruch einmalig über das PZE-Buchblatt einzugeben.
Wird im Feld Schwerbehindert ein Haken gesetzt, wird der Urlaubsanspruch automatisch um 5 Tage erhöht. Im Feld Urlaubsanspruch mit der relevanten Jahresangabe (z. B. Urlaubsanspruch 2008) wird der berechnete Jahresurlaubsanspruch ausgegeben. Das Feld ist nicht editierbar.
In dem Fall, dass mehrere Standorte in verschiedenen Bundesländern in CX Time verwaltet werden, sollte in Optionen Verwaltung das Werk gepflegt werden, damit für den Personalkalender die bundeslandabhängigen Feiertage aus dem Werkskalender berücksichtigt werden. Die Verwendung von Abteilungen ist optional. Sie kann als zusätzliches Filterkriterium dienen.
Das Feld Bundesland wird automatisch gefüllt, wenn ein Werk eingetragen wird. Es ist nicht editierbar.
Der Stammarbeitsbereich des Mitarbeiters wird angezeigt, wenn Arbeitsbereiche eingerichtet und zugewiesen sind. Das Feld ist nicht editierbar.
Das Integer-Feld Arbeitsplatz kann beliebig verwendet werden, um zum Beispiel eine Zuordnung zu Arbeitsplätzen zu hinterlegen.
Die Stammkostenstelle wird aus der Mitarbeitertabelle im Personalwesen übernommen. Wenn ein abweichende Aktive Kostenstelle hinterlegt wird, werden die PZE Posten mit dieser Kostenstelle verbucht. Der Zeitpunkt der Änderung wird in den Feldern KST Änderung Datum und KST Änderung Zeit dokumentiert.
Im Feld Res.-Nr. kann der Mitarbeiter mit einer Ressource verknüpft werden. Dies ist z. B. notwendig wenn er in der Betriebsdatenerfassung Buchungen auf Service-Aufträgen oder auf Projekten durchführt. Die Einrichtung kann in CX Time vorgenommen werden, was durch den Haken im Feld Manuelle Res.-Nr. dokumentiert wird.
Im Feld Arbeitsplatzgruppennr. kann eine Arbeitsplatzgruppennr. hinterlegt werden.
Im Feld Arbeitsplatznr. kann eine Arbeitsplatznr. hinterlegt werden.
Das Datum Neu abrechnen erforderlich wird intern vom System gesetzt, wenn rückwirkende Änderungen erfasst worden sind, um sicherzustellen, dass die Eingabe bei der Abrechnung PZE berücksichtigt wird.
Unter den Menüpunkt Berichte können der MA Monatsbericht und die*** MA Jahresübersicht*** aufgerufen werden. Beide Berichte sind automatisch auf die Personalnummer des Mitarbeiters gefiltert, auf dessen PZE Mitarbeiter Karte sich der Anwender gerade befindet.
Unter dem Button Aktion, Funktion können die Berichte Personalkalender anlegen, Personalkalender löschen, PZE Abschluss und Personal übernehmen aufgerufen werden. Weiterhin kann über Sonstiges, das PZE Neu Abrechnen ausgeführt werden. Alle Aufrufe sind mit einem Filter auf die Personalnummer des Mitarbeiters, auf dessen PZE Mitarbeiter Karte sich der Anwender gerade befindet, versehen.
Unter dem Button Zugehörig, Personal können verschiedene Auswertungen und Zuordnungen aufgerufen, bzw. eingerichtet werden.
In den Fehlzeiten werden alle für den Mitarbeiter gebuchten Fehlzeiten dargestellt.
In der Form Zeiten können die Soll- und Habenstunden, Arbeitszeiten, Habenstunden aus Fehlzeiten, sowie die automatischen Zeitkonten ausgewertet werden.
In der Form Abrechnungskontenplan mit Salden wird der Abrechnungskontenplan der Abrechnungsart des Mitarbeiters mit den aktuellen Salden ausgegeben. So ist es möglich alle Typen von PZE Abrechnungsposten in einer Übersicht auszuwerten. Es ist ein Flowfilter hinterlegt, der den Zeitraum vom ersten des Monats bis zum Tag des Aufrufs der Form filtert.
In der Form Zeitkonten mit Salden werden die Zeitkonten der Abrechnungsart des Mitarbeiters mit den aktuellen Salden ausgegeben. Es ist ein Flowfilter hinterlegt, der den Zeitraum vom ersten des Monats bis zum Tag des Aufrufs der Form filtert.
Mit dem Aufruf Herkunft gelangt man in die Mitarbeitertabelle.
Die Zuordnung zu Arbeitsplätzen und Arbeitsplatzgruppen kann für die Betriebsdatenerfassung verwendet werden. Über die Zuweisung kann bei der Anmeldung auf einem Arbeitsgang geprüft werden, ob der Mitarbeiter die Berechtigung hat auf dem Arbeitsplatz, bzw. der Arbeitsplatzgruppe zu arbeiten.
Die Arbeitsbereichszuordnung wird im Kapitel Arbeitsbereiche beschrieben.
Unter dem Menüpunkt Zugehörig, Personal, Personal Abrechnungsarten wird hinterlegt, wenn ein Mitarbeiter die Abrechnungsart wechselt. Einen Tag vor dem eingetragenen Datum des Wechsels werden die Zeitkontensalden mit dem Postentyp Wechsel Abrechnungsart umgebucht. Somit ist gewährleistet, dass, wenn Zeiträume rückwirkend vor dem Abrechnungsartwechsel abgerechnet werden, die PZE Abrechnungsposten anhand der korrekten Einstellungen gebildet werden und eine genaue Historie gewahrt bleibt. Es ist zu beachten, dass bei dem Wechsel in eine Abrechnungsart in der die Periodenarbeitszeit verwendet wird, der Personalkalender ab dem Tag des Wechsels neu angelegt werden muss.
Im Feld Gültig ab wird das Datum eingetragen zu dem der Wechsel vollzogen werden soll.
Im Feld Abrechnungsart wird die Abrechnungsart ausgewählt in die der Mitarbeiter wechseln soll.
In der Beschreibung wird die Beschreibung der Abrechnungsart angezeigt.
Im Feld Zeitkonten-Option Wechsel Abrechnungsart können die folgenden Optionen ausgewählt werden:
- <leer>: Bei der Umbuchung der Zeitkontensalden werden die Stundenwerte immer auf das Konto mit dem identischen Zeitkontenschlüssel umgebucht. Ist das passende Konto in der neuen Abrechnungsart nicht aktiv, wird der Wert an die Arbeitszeit übergeben und von dort nach den Einstellungen der Zeitkonten weiterverarbeitet.
- Alle Zeitkonten auf Null setzen: Beim Wechsel der Abrechnungsart werden alle Zeitkontenwerte gelöscht.
Im Feld Ausgl. mit Zeitkonto kann ein Zeitkonto ausgewählt werden auf das in der neuen Abrechnungsart alle Stundenwerte sämtlicher Zeitkonten umgebucht werden.
Unter dem Button Aktionen, Funktion können die Funktionen der Personalkalender anlegen und PZE Neu abrechnen aufgerufen werden.
Über die PZE Posten kann man in die Ansicht der PZE Posten (Strg F7) und der PZE Abrechnungsposten des Mitarbeiters gelangen. Das Datum wird immer auf das Datum der im Personalkalender ausgewählten Zeile gefiltert.
Personalkalender
Abschnitt betitelt „Personalkalender“Für jeden Mitarbeiter, der in CX Time abgerechnet werden soll, muss ein Personalkalender angelegt werden. Ohne Personalkalender sind keine Verarbeitung von Zeitdaten, Arbeitszeiten und Fehlzeiten möglich, d.h. auch keine Abrechnung des Mitarbeiters.
Der Personalkalender ist in der Subform der PZE Mitarbeiter Karte jedes Mitarbeiters sichtbar.
Jedem Mitarbeiter ist ein Personalkalender zugeordnet, über den die Abrechnung der Zeitbuchungen erfolgt. Die wichtigsten Einrichtungs-Parameter zur Abrechnung eines Mitarbeiters sind:
- Arbeitszeitmodellcode (Definition der Arbeitszeiten eines Tages)
- Arbeitszeitraster / Personalkalender (Definition der Arbeitszeiten des Mitarbeiters über größere Zeitperioden)
- Schichtmuster (automatische Erkennung der tatsächlichen Schicht des Mitarbeiters aufgrund von Stempelzeiten)
- Abrechnungsart zur Verwaltung verschiedener Mitarbeitergruppen (Zeitrundungen, Verwaltung von Mehr- und Minderarbeit durch Zeitkonten, Monatsbericht-Einrichtung, Automatische Abschlüsse/Auszahlung)
- Werk / Abteilung (u.a. Bezug auf Bundesland zur Ermittlung der relevanten Feiertage)
- Weitere Parameter im Personalkalender (z.B. Mehrarbeitszeit-Genehmigungen, Anzeige der Abrechnungswerte, etc.)
In der folgenden Abbildung sind die wichtigsten Einrichtungs-Parameter für eine Personal-Abrechnung in CX Time (PZE) zusammengefasst.
Arbeitszeitraster, Abrechnungsart und Werk werden einem Mitarbeiter in der PZE Mitarbeiter Karte zugewiesen. Auf diese Parameter wird beim Anlegen des Personalkalenders zugegriffen, so dass jeder Tag definiert wird mit einem bestimmten Arbeitszeitmodell, optional einem Schichtmuster und weiteren (auch manuell setzbaren) Einrichtungs-Parametern (z.B. Mehrarbeits-Genehmigung).
In den Feldern Datum und Tag werden die aktuellen Kalenderdaten angezeigt.
In dem Feld Arbeitszeitmodellcode wird das für diesen Tag hinterlegte Arbeitszeitmodell gespeichert. Für eine Tag kann daher nur ein Arbeitszeitmodell hinterlegt werden. Die Eintragung erfolgt beim Anlegen des Personalkalenders anhand der in den Arbeitszeitrastern hinterlegten Informationen. Das Arbeitszeitmodell kann über die Auswahl im LookUp geändert werden. Es ist zu beachten, dass, wenn Schichtmuster verwendet werden, zuerst dieser Eintrag entfernt werden muss, da die Änderung ansonsten bei der Neu-Abrechnung rückgängig gemacht wird.
Im Feld Schichtmustercode wird das zugeordnete Schichtmuster für die automatische Schichterkennung angezeigt. Es kann manuell durch den Anwender gewechselt oder gelöscht werden.
In den Feldern Kommen gestempelt und Gehen gestempelt werden die erste Kommen-Buchung und die letzte Gehen-Buchung des Mitarbeiters angezeigt. Über den Drilldown kann man die Ansicht der PZE Posten aufrufen.
Im Feld Fehlzeitgrund wird der Fehlzeitcode ausgegeben. Über den DrillDown gelangt man in die Ansicht der PZE Abrechnungspostens.
Im Flowfield Resturlaub wird der aktuelle Urlaubsanspruch des Mitarbeiters angezeigt.
Im Feld Feiertag wird die Feiertagsart aus dem Werkskalender angezeigt. Mögliche Werte sind normal und hoch.
In der Beschreibung wird die Beschreibung des Feiertags aus der Tabelle Werkskalender ausgegeben.
Im Feld Krank wird der Tage Wert der Fehlzeit in Dezimal angezeigt. Über den Drilldown gelangt man in die Ansicht der PZE Abrechnungsposten.
Das Soll verwendet stammt entweder aus dem in den Arbeitszeitmodellen hinterlegten Tagessollstunden oder aus den Sollstunden der Periodenarbeitszeit.
Die PZE-Abrechnungsposten vom Postentyp Sollzeit werden beim Anlegen des Personalkalenders erstellt.
In dem Feld Herkunft Sollzeit wird gespeichert, woher die eingetragene Sollzeit des Mitarbeiters stammt. Die Sollzeit kann entweder aus dem Arbeitszeitmodell oder aus der Periodenarbeitszeit aus Abrechnungsart übernommen worden sein.
Das Feld Haben ist ein Flowfield, in welchem zur Laufzeit die Summe aller für diesen Mitarbeiter gebuchten Haben-Stunden errechnet wird. Die Berechnung erfolgt bezogen auf das Datum des jeweiligen Personalkalender- Eintrags. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle PZE Abrechnungsposten, in der die Werte des Feldes Stunden Wert der Datensätze aufsummiert werden, die zu dem jeweiligen Mitarbeiter gehören (Personalnummer), dem Datum des jeweiligen Personalkalender-Eintrags entsprechen und vom Postentyp Arbeitszeit, Zeitkonto oder Fehlzeit sind.
Im Angerechneten Haben werden zur Laufzeit die Summe der für diesen Mitarbeiter gebuchten Haben-Stunden ohne die Berücksichtigung von Fehlzeiten errechnet. Das Feld bezieht sich auf die Tabelle PZE Abrechnungsposten, in der die Werte des Feldes Stunden Wert der Datensätze aufsummiert werden, die zu dem jeweiligen Mitarbeiter gehören (Personalnummer), dem Datum des jeweiligen Personalkalender-Eintrags entsprechen und vom Postentyp Arbeitszeit oder Zeitkonto sind.
In dem booleschen Feld Mehrarbeit Genehmigung vor Arbeitszeitbegin wird hinterlegt, ob der Mitarbeiter zur Mehrarbeit (Überstunden) bereits vor dem im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsbeginn (Arbeitszeitanfang oder Gleitzeitanfang) berechtigt ist.
In dem booleschen Feld Mehrarbeit Genehmigung nach Abrbeitszeitende wird hinterlegt, ob der Mitarbeiter zur Mehrarbeit (Überstunden) bereits vor dem im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsbeginn (Arbeitszeitende oder Gleitzeitende) berechtigt ist.
Generell muss immer eine Überstundengenehmigung erteilt werden. Diese führt dazu, dass Überstunden über die Sollzeit hinaus angerechnet werden. Sie kann bei der Anlage des Personalkalenders generell, oder aber individuell per Haken in den Personalkalenderzeilen gesetzt werden.
Ist der Grund Überstundengenehmigung auf betrieblich gesetzt wird die Mehrabreit in die Zeitkonten 1 – 20 gebucht. Wird der Grund privat eingetragen, fließt die Mehrarbeit auf das P-Konto. Er kann bei der Anlage des Personalkalenders generell, oder aber individuell per Haken in den Personalkalenderzeilen gesetzt werden.
Die Dienstgangberechtigung kann im Personalkalender durch das setzen des Hakens erteilt werden. Darüberhinaus ist es möglich die Genehmigung im Kopf der PZE Mitarbeiter Karte auf den Optionen Abrechnung zu erteilen, was bei der Funktion Personalkalender anlegen berücksichtig wird.
In den Feldern Kommen Anzahl und Gehen Anzahl wird angezeigt wie viele Kommen-, bzw. Gehen- Stempelungen an dem Tag vorliegen. Über den Drilldown in den Feldern können die PZE Posten aufgerufen werden. Sie sind auf das Datum und den jeweiligen Buchungsschlüssel gefiltert.
Der Report Personalkalender anlegen für die Erstellung des Personalkalenders kann entweder im Menüpunkt Aktionen, Funktion oder in den Periodischen Aktivitäten, Personalkalender anlegen aufgerufen werden.
Auf den Optionen Personal können Filter über alle Felder des Kopfes der PZE Mitarbeiter Karte gesetzt werden. Wenn alle Mitarbeiter vollständig eingerichtet sind kann der Filter auf die Personalnummer entfernt werden, so dass für alle in einem Zug der Personalkalender angelegt wird.
Auf den Optionen Option wird in den Feldern Datum von und Datum bis der Zeitraum eingeben für den der Personalkalender angelegt werden soll. Das Datum von sollte immer ab dem tatsächlichen Eintritt eines Mitarbeiters bzw. zum Echtstart-Termin eingegeben werden, da für jeden Tag ein Sollposten erzeugt wird.
Wenn das Feld Arbeitszeitraster Vorzug verwenden markiert wird, wird das in der PZE Mitarbeiter Karte auf den Optionen Abrechnung hinterlegte Arbeitszeitraster Vorzug verwendet.
Soll ein anderes als das Arbeitszeitraster Vorzug hinterlegte Arbeitszeitraster eingebucht werden, kann man im Feld Arbeitszeitraster ein anderes eintragen.
Im Feld Fehlzeiten aus Werkskalender gibt es die Optionen buchen und nicht buchen, so dass festgelegt werden kann, ob die Feiertage aus dem Werkskalender eingetragen werden oder nicht.
Falls der Personalkalender bereits angelegt worden ist, kann im Feld Bestehende Feiertags- und Urlaubsbuchungen ausgewählt werden, ob diese nie geändert, manuelle bestehen gelassen oder immer geändert werden sollen. Im Feld Falls alte F/U-Buchung bestehen bleibt kann festgelegt werden, dass neue zusätzlich gebucht oder neue nicht gebucht werden.
Im Feld Neu-Abrechnung kann ausgewählt werden, ob das Abrechnen nach der Erstellung des Personalkalenders im Standard, also entweder sofort oder über den Batchlauf , oder Nicht sofort neu abgerechnet werden soll.
Die Überstundengenehmigung bedeutet, dass die Mehrarbeit eines Mitarbeiters grundsätzlich über die Sollzeit hinaus angerechnet wird. Der Wert kann auf Ja, Nein oder Nicht ändern gesetzt werden.
Im Feld Grund Überstundengenehmigung kann ausgewählt werden, ob die Mehrarbeit in die Zeitkonten 1 - 20 (betrieblich) oder in das P-Konto (privat) gebucht wird.
Im Feld Mehrarbeitsgen. Vor AZ Anfang kann hinterlegt werden, ob Mehrarbeit, die durch eine Stempelung vor dem im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitszeit- oder Gleitzeitanfang entsteht, angerechnet werden soll. Der Wert kann auf Ja, Nein oder Nicht ändern gesetzt werden.
Die Dienstgangberechtigung kann entweder auf Ja oder Nein gesetzt werden. Falls die Dienstgangberechtigung in der PZE Mitarbeiter Karte auf den Optionen Abrechnung individuell pro Mitarbeiter gesetzt wird, kann die Option wie Personalstamm, gewählt werden.
Der Wert im Feld Fehlzeitcode Feiertag ist über den Fehlzeitschlüssel F automatisch mit dem Fehlzeitcode Feiertag vorbelegt.
Das Feld Fehlzeitcode Feiertag 1/2 ist über den Fehlzeitschlüssel F1/2 automatisch mit dem Fehlzeitcode Feiertag 1/2 vorbelegt.
Das Feld Fehlzeitcode Urlaub ist über den Fehlzeitschlüssel U automatisch mit dem Fehlzeitcode Urlaub vorbelegt.
Das Feld Fehlzeitcode Urlaub 1/2 ist über den Fehlzeitschlüssel U1/2 automatisch mit dem Fehlzeitcode Urlaub 1/2 vorbelegt.
Nach dem die Eingaben mit OK bestätigt worden sind, werden die Personalkalender unter der Berücksichtigung der Feiertage aus dem Werkskalender angelegt, die Sollposten erzeugt und alle Mitarbeiter abgerechnet.