PZE-Abrechnung
Allgemein
Abschnitt betitelt „Allgemein“In der Tabelle PZE-Posten werden alle einzelnen Arbeitszeit-Buchungen (z.B. Stempelungen oder manuelle Arbeitszeit-Erfassungen) und Korrektur-Buchungen gespeichert (Kommen und Gehen, Zuschlags-Korrekturen, Vortrags-Buchungen, Fehlzeit-Buchungen, etc.). Auch die aus externen Erfassungsmasken, z.B. der Leistungserfassung, stammenden Arbeitszeit-Buchungen werden äquivalent der Daten von den Terminals in einzelne PZE-Posten „zerlegt“ und gebucht.
PZE-Posten können nachträglich storniert werden, wodurch diese nicht mehr relevant für die Abrechnung sind. Stornierte PZE-Posten bleiben dennoch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit in der Datenbank enthalten, werden aber mit einem Storno-Kennzeichen versehen. PZE-Posten, die durch nachträgliche manuelle (Korrektur)-Buchungen erzeugt wurden, werden über die Herkunft gesondert gekennzeichnet und können daher nachträglich ermittelt werden.
Bei der PZE-Abrechnung werden aus den PZE-Posten unter Berücksichtigung aller Einrichtungs-Parameter die PZE-Abrechnungsposten gebildet. In den PZE-Abrechnungsposten ist somit die eigentliche Abrechnung des Mitarbeiters sichtbar. Auf den PZE-Abrechnungsposten basieren fast alle Auswertungen und Ansichten.
Bei einer Änderung der Einrichtungsparameter, die relevant für die Abrechnung sind, muss eine Neu-Abrechnung der PZE für diesen Mitarbeiter erfolgen. Dagegen muss keine Neu-Abrechnung der PZE erfolgen, wenn Einrichtungsparameter geändert werden, die sich lediglich auf Berichte (z.B. MA-Monatsbericht), Ansichten/Übersichten oder den weiteren Export der PZE-Abrechnungsposten betreffen.
Bei einer Änderung der folgenden Einrichtungsparameter bzw. bei folgenden Buchungen wird die Neu- Abrechnung automatisch initiiert, in dem in der PZE Mitarbeiter Karte das Datum Neu Abrechnen erforderlich ab gesetzt wird:
- Personalkalender (z.B. Mehrarbeitsgenehmigungs-Kennzeichen)
- Änderung des Arbeitszeitmodell im Personalkalender
- Änderung des Schichtmusters im Personalkalender
- Stornierung von PZE-Posten
- Verbuchung PZE-Buch.Blatt (Erzeugung neuer PZE-Posten)
Bei einer Änderung der folgenden Einrichtungsparameter bzw. bei folgenden Buchungen muss die Neu- Abrechnung der PZE für alle relevanten Mitarbeiter und den relevanten Zeitraum manuell angestoßen werden:
- Änderung Abrechnungsart (z.B. auch Zeitrundungs-Einrichtung)
- Änderung in der Zeitkonten-Einrichtung
- Änderung von Arbeitszeitmodellen (allgemein)
- Änderung von Schichtmustern (allgemein)
- Zuweisung eines anderen Werks in der PZE Mitarbeiter Karte
Die PZE-Abrechnung wird für einen Mitarbeiter und Tag für Tag, beginnend bei einem Start-Datum (entweder automatisch gesetzt oder manuell vorgegeben), vorgenommen. Dies ist erforderlich, weil sich kumulierte Werte wie Stundenkonto oder Zuschlagswerte als Saldo über die PZE-Abrechnungsposten eines relevanten Zeitraums hinweg ergeben, und eine Abrechnungs-Änderung an einem Tag auch Änderungen der Folgetage nach sich ziehen kann.
In der folgenden Abbildung ist skizziert, in welcher Reihenfolge die Abrechnung der PZE-Posten und somit die Bildung der PZE-Abrechnungsposten erfolgt, und welche Einrichtungsparameter (grau hinterlegt) hierbei eine Rolle spielen:
Zeitkonten-Ausgleich (Mehrarbeit, Minderarbeit)
Abschnitt betitelt „Zeitkonten-Ausgleich (Mehrarbeit, Minderarbeit)“Bei der PZE-Abrechnung werden im Falle von Mehr- oder Minderarbeit die Zeitkonten der aktuellen Abrechnungsart des Mitarbeiters nach einer festgelegten Logik durchlaufen, welche in den folgenden Abbildungen skizziert sind:
Die Aufnahme von Mehrarbeit und der automatische Ausgleich von Minderarbeit werden in den Zeitkonten 1 – 20 durchgeführt. Die Befüllung erfolgt von 1 nach 20 aufsteigend, das Entleeren von 20 nach 1 absteigend.
Manueller Abschluss
Abschnitt betitelt „Manueller Abschluss“In den Periodischen Aktivitäten der Personalzeiterfassung und in der PZE Mitarbeiter Karte unter dem Button Aktionen, Funktion gibt es die Möglichkeit einen PZE Abschluss auszuführen, also die Umbuchung eines Stundenwertes von einem Zeitkonto auf ein anderes, um z.B. Mehrarbeit auf Anforderung auszuzahlen.
In der Einrichtung PZE kann im Feld Zeitkontenabschluss Posten Erstellen hinterlegt werden:
- nie: Es werden keine PZE Posten erstellt. Manuelle Abschlussbuchungen müssen erneut erfasst werden, wenn eine neue Abrechnung durchgeführt worden ist.
- Immer: Es werden immer PZE Posten erzeugt. Bei einer Neuabrechnung werden die bestehenden Posten storniert und neu erstellt.
- für manuelle Abschlüsse: Nur bei manuelle Abschlüssen werden PZE Posten erstellt
- für automatische Abschlüsse: Nur bei automatischen Abschlüssen werden PZE Posten erstellt. Dies ist eigentlich überflüssig, da die automatischen Abschlüsse aufgrund der Parametrierung der Zeitkonten bei jeder Abrechnung neu erstellt werden.
Unter Option wird im Feld Zeitkonto das Zeitkonto ausgewählt aus dem die Stunden ausgebucht werden sollen.
Im Feld Abschluss zum hat für die Durchführung des Abschlusses im Grunde keine Bedeutung.
Im Feld Buchungsdatum wird das Datum des Tages eingetragen zu dem der Abschluss durchgeführt werden soll.
In der Abschlussart wird festgelegt, wie die Umbuchung erfolgen soll.
Man kann verschiedene Optionen auswählen:
- Nicht abschließen: Das Zeitkonto wird nicht verändert.
- Abschneiden ab: Es wird alles ab einer bestimmten Stundenzahl, die z. B. im Feld Std. Tagessabschluss eingetragen ist, abgeschnitten.
- Autom. Abzug von: Es wird ein fester Stundenbetrag abgezogen, wenn das Zeitkonto einen höheren Stand ausweist.
- Fester Wert: Das Zeitkonto wird auf einen festen Wert gebracht.
- Fester Abzug von: Es wird ein fester Stundenbetrag abgezogen, unabhängig vom Stand des Zeitkontos.
Im Feld Zielzeitkonto wird das Empfängerkonto für die Umbuchung eingetragen.
Wird im Feld Meldung wenn Abschluss Vormonat nicht vorhanden ein Haken gesetzt, wird beim Abschluss geprüft, ob eine Umbuchung im Vormonat erfolgt ist und eine Meldung ausgegeben.
Wird das Feld Vorherige Manuelle Abschlüsse rückgängig markiert, werden alle vorherigen Abschlüsse zurückgesetzt.
Abrechnung über PZE-Batchlauf
Abschnitt betitelt „Abrechnung über PZE-Batchlauf“Der Batchlauf PZE führt automatisch entweder ständig oder periodisch die Funktion PZE neu abrechnen aus, rechnet also die Stempelungen aller Mitarbeiter, bei denen ein Datum Neu Abrechnen erforderlich gesetzt ist ab. Gleichzeitig überträgt er die Stempeldaten aus der Tabelle PZE Buchung in die PZE Posten.
In der Einrichtung, muss im Feld Neu abrechnen PZE der Wert Batchlauf hinterlegt werden.
Auf den Optionen Batchlauf werden die weiteren Einstellungen vorgenommen.
Im Feld Batchlauf aktiv muss ein Haken gesetzt sein, wenn der Batchlauf verwendet werden soll.
Im Feld Batchlauf Starttyp kann man verschiedene Optionen auswählen:
- Ständig: Jeder neue PZE Posten sofort abgerechnet wird.
- Periodisch: Die Abrechnung wird mehrmals täglich durchgeführt. Zusätzlich muss im Feld Batchlauf Startzeit ein Wert gesetzt sein.
- 1 Mal täglich: Der Batchlauf wird einmal am Tag gestartet. Zusätzlich muss im Feld Batchlauf PZE Start ab die Uhrzeit eingetragen werden, zu der die Abrechnung beginnen soll. Hier sollte man berücksichtigen, dass der Batchlauf nicht zu Zeiten gestartet wird, in denen andere Prozesse wie z. B. eine Datensicherung den ordnungsgemäßen Ablauf behindern.
Im Feld Periode zwischen Ausführungen kann man einstellen ob dies Alle 15 Min., Alle 30 Min. oder Stündlich begonnen wird.
Im Feld Batch Startzeit wird die Uhrzeit eingetragen zu der die Abrechnung gestartet werden soll, wenn der Batchlauf Starttyp 1 Mal täglich gesetzt ist.
Für die Einrichtung des PZE Batchlauf Abrechnungstyps kann man die folgenden Optionen setzen:
- Standard: Es werden diejenigen Mitarbeiter abgerechnet, für die aufgrund von aktuellen Stempelungen oder manuellen Änderungen ein Datum Neu Abrechnen erforderlich ab gesetzt ist.
- Immer ab Vortag: Die Abrechnung beginnt für alle Mitarbeiter ab dem Tag vor dem aktuellen Arbeitsdatum.
- Immer ab Monatsanfang: Alle Daten werden ab dem ersten des laufenden Monats berücksichtigt.
Sollen auch inaktive Mitarbeiter in der Abrechnung berücksichtig werden, muss im Feld PZE Batchlauf auch für inaktive MA ein Haken gesetzt sein. Ausgeschiedene Arbeitnehmer können in der PZE Mitarbeiter Karte auf den Optionen Allgemein im Feld Aktiv auf den Wert Nein gesetzt werden, so dass sie nicht mehr in der Übersicht Personal erscheinen und normalerweise in allen Prozessen nicht mehr berücksichtigt werden.