Standardabläufe
In diesem Kapitel sollen die wichtigsten Standardabläufe im Modul CX Service in einer Art „Rundgang durch das System“ anhand von Beispielsituationen durchgespielt werden. Sinn ist es, einen schnellen Einstieg und einen Eindruck vom Gesamtsystem zu bekommen. Alle Beispiele beziehen sich auf die Daten des Mandanten CRONUS FM AG der mitgelieferten Beispieldatenbank, der ein typisches FM-Dienstleistungsunternehmen abbildet. Auf tiefergehende Einzelheiten wird in diesem Kapitel nicht eingegangen. Dafür sind dann die nachfolgenden Kapitel gedacht, die das gesamte Modul systematisch beschreiben.
Stammdatenpflege
Abschnitt betitelt „Stammdatenpflege“Im Bereich der Stammdatenpflege ist die Pflege von Arbeitsbereichen und Arbeitsteilen von zentraler Bedeutung.
Deshalb sollen diese beiden Punkte hier kurz vorgestellt werden.
Pflege von Arbeitsbereichen
Abschnitt betitelt „Pflege von Arbeitsbereichen“Das Formular zur Pflege der Arbeitsbereiche öffnet man vom Menü aus mittels CX Service/Stammdaten/Arbeitsbereichsplan:
Auf diesem Formular sind die Arbeitsbereiche in Plandarstellung zu sehen, d.h. sie sind nach ihrer Nr. sortiert und der Struktur entsprechend untereinander eingerückt. Auf oberster Ebene, also ganz links eingerückt, sind die Niederlassungen, und unterhalb von ihnen befinden sich um eine Position nach rechts eingerückt die Liegenschaften. So besteht die Niederlassung Nord beispielsweise aus den Liegenschaften Hamburg, Hannover und Braunschweig. Ob es sich um Niederlassungen oder Liegenschaften handelt, erkennt man übrigens an dem Kürzel in der Spalte Arbeitsbereichsklassencode, das die Klasse des Arbeitsbereichs angibt.
Wir wollen nun eine neue Niederlassung Ost mit den beiden Liegenschaften Berlin und Rostock anlegen. Die Niederlassung soll sich im Arbeitsbereichsplan zwischen den Niederlassungen Nord und Mitte befinden. Wir stellen uns daher mit dem Zeiger auf die Niederlassung Mitte, drücken auf +Neu, um einen neuen Datensatz anzulegen, geben in der Spalte Nr. die 1500 und in der Beschreibungsspalte den Text Niederlassung Ost ein:
Zwei Dinge stören uns jetzt noch, nämlich die falsche Einrückung und die Klasse. Beides wurde automatisch vom darüber liegenden Datensatz übernommen, da die Anwendung davon ausgeht, dass der Benutzer in den allermeisten Fällen einen Arbeitsbereich auf gleicher Ebene mit dem vorhergehenden Arbeitsbereich anlegen wird. Diesmal ist das nicht der Fall. Wir ändern daher die Arbeitsbereichsklasse nach NDL – entweder manuell oder durch Auswahl mit Hilfe des Lookup-Knopfes – und rücken den Datensatz anschließend durch Anklicken von Einrückung verringern um eine Position nach links:
Abbildung 6: Arbeitsbereichsplan nach Eingabe einer neuen Niederlassung
Nun legen wir noch die beiden Liegenschaften an. Hierzu gehen wir wieder eine Zeile tiefer auf die Niederlassung Mitte, drücken F3, um einen neuen Datensatz anzulegen, geben in der Spalte Nr. die 1510 und in der Beschreibungsspalte den Text Berlin ein:
Auch hier wurden Klasse und Einrückung wieder so von der Anwendung vorbelegt, wie wir es nicht haben wollen. Wir korrigieren daher die Arbeitsbereichsklasse zu LG und rücken den Datensatz durch Einrückung erhöhen um eine Position nach rechts:
Abbildung 8: Arbeitsbereichsplan nach Eingabe einer neuen Liegenschaft
Analog verfahren wird, um die zweite Liegenschaft Rostock anzulegen. Diesmal hat die Anwendung Klasse und Einrückung so übernommen, wie wir es brauchen. Es muss also nichts mehr geändert werden:
Abbildung 9: Arbeitsbereichsplan nach Eingabe der zweiten Liegenschaft
Bei genauerem Hinsehen stellen wir übrigens fest, dass die Anwendung seit Hinzufügung der neuen Liegenschaften die Spalte Zusammenzählung, bei der Niederlassung Ost, automatisch korrigiert hat.
Wir wollen nun ein paar speziellere Einstellungen an der Liegenschaft Rostock vornehmen. Hierzu makieren wir den Datensatz und wählen den Menüpunkt Bearbeiten oder öffnen es über das (⋮)-Menü/Bearbeiten. Dadurch gelangen wir auf die Arbeitsbereichskarte:
Man sieht, dass sehr viele Felder bereits ausgefüllt sind. In den meisten Fällen ist dies automatisch durch die Anwendung geschehen.
Im Zeilenbereich des Formulars sehen wir die an der Liegenschaft pflegbaren Attribute, gegebenenfalls gruppiert und mit fett gedruckten Überschriftenzeilen versehen. Um was für Attribute es sich dabei handelt, ist völlig frei konfigurierbar. Im vorliegenden Fall ist es möglich, eine Besitzerart und einen Besitzer sowie einen Vertragsbeginn und ein Vertragsende anzugeben. Bei der Besitzerart handelt es sich um ein Optionsfeld, d.h. es sind nur bestimmte Werte zugelassen. Diese können per Lookup ausgewählt werden. Wir betätigen daher den Lookup- Knopf und gelangen damit in das Formular zur Auswahl der möglichen Optionswerte:
Wir entscheiden uns für den Debitor, stellen uns daher auf den ersten Datensatz und klicken auf OK. Dadurch wird dieser Optionswert in die Arbeitsbereichskarte übernommen:
Das zweite Attribut Besitzer ist nun so eingerichtet, dass es je nach Besitzerart entweder einen Debitor oder einen Kreditor bezeichnet. Wir überprüfen dies, indem wir den Lookup-Knopf in der zweiten Zeile betätigen und feststellen, dass wir tatsächlich in die Debitorenübersicht gelangen:
Wir wählen den Debitor mit der Nummer 20000 aus und klicken auf OK. Hierdurch wird die Debitorennummer in die Arbeitsbereichskarte übernommen:
Abbildung 14: Arbeitsbereichskarte nach Eingabe des zweiten Attributwerts
Dies hätte man natürlich auch durch manuelle Eingabe der Nummer 20000 in der entsprechenden Spalte erreichen können. In diesem Fall hätte die Anwendung überprüft, ob es sich tatsächlich um die gültige Nummer eines Debitors handelt, und im Fehlerfall wäre eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben worden.
Bei den Attributen Vertragsbeginn und Vertragsende handelt es sich um Datumsfelder, die manuell eingegeben werden können.
Um den Arbeitsbereichsplan wieder in den ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen, schließen wir die Arbeitsbereichskarte mittels Esc und löschen die soeben eingegebenen Arbeitsbereiche. Hierzu markieren wir sie („blau markieren“) und rufen über das mit der rechten Maustaste aufrufbare Kontextmenü die Funktion Datensatz löschen auf:
Hierauf erscheint zunächst eine Sicherheitsabfrage:
Wir beantworten sie mit Ja. Dadurch wird der Löschvorgang ausgelöst. Anschließend sind die gelöschten Arbeitsbereiche nicht mehr vorhanden:
Der Arbeitsbereichsplan sieht nun wieder so aus wie am Anfang, so dass wir unseren Rundgang durch das System mit dem nächsten Thema, nämlich der Pflege der Arbeitsbäume, fortsetzen können.
Pflege von Arbeitsbäumen
Abschnitt betitelt „Pflege von Arbeitsbäumen“Wie eingangs bereits erläutert, hat jeder Arbeitsbereich seinen eigenen, aus Arbeitsteilen bestehenden Arbeitsbaum. Zum entsprechenden Formular gelangt man entweder vom Arbeitsbereich aus über den Menüpunkt Arbeitsbereich/Arbeitsbaum oder direkt vom Hauptmenü aus über CX Service/Stammdaten/Arbeitsbaum. Im letzteren Fall muss man allerdings im Kopfbereich des Formulars noch die gewünschte Arbeitsbereichsnummer eintragen, um den richtigen Arbeitsbaum zu sehen. Wir sehen uns nun den Arbeitsbaum des Arbeitsbereichs 1030 Braunschweig an:
Der Arbeitsbaum wird zunächst in vollständig zusammengeklappter Form angezeigt, d.h. nur die Elemente der obersten Ebene sind sichtbar. Im vorliegenden Fall sind das ein paar Gebäude. Diejenigen Gebäude, unter denen sich weitere Arbeitsteile befinden, sind mit einem Pluszeichen in der linkesten Spalte des Formulars gekennzeichnet. Durch Anklicken dieses Pluszeichens wird eine Ebene des Gebäudes aufgeklappt. Das Pluszeichen verwandelt sich in ein Minuszeichen, und die unter dem Gebäude liegenden Etagen und Anlagengruppen werden sichtbar:
In analoger Weise können wir das unter dem Gebäude liegende Erdgeschoss aufklappen, indem wir dort auf das Pluszeichen klicken:
Wie man an dieser Abbildung sehr schön sehen kann, hat jedes Arbeitsteil eine Nr., die dieses Arbeitsteil als Primärschlüssel eindeutig beschreibt, eine Arbeitsteilklasse, die angibt, ob es sich um ein Gebäude, eine Etage, einen Raum, eine Anlagengruppe, eine Anlage oder ein Bauteil handelt, eine zur Auffindung des Arbeitsteils innerhalb seiner Baumebene geeigenete Strukturnr., eine Beschreibung sowie einen hierarchisch aufgebauten Strukturschlüssel, aus dem man mit etwas Übung herauslesen kann, wo sich das Arbeitsteil im Baum befindet. Letzterer wird automatisch vom System erzeugt und ergibt sich im Wesentlichen aus den Strukturnummern des aktuellen und der übergeordneten Arbeitsteile.
Wir wollen nun eine neue Anlagengruppe, eine neue Anlage und ein neues Bauteil zum Gebäude hinzufügen. Hierzu schließen wird zunächst das Erdgeschloss, indem wir auf das Minuszeichen klicken. Anschließend stellen wir uns auf die Anlagengruppe Elektrotechnik, neben der wir eine weitere Anlagengruppe einfügen möchten, und rufen den Menüpunkt Funktion/Neues Arbeitsteil (F3) auf:
Hierauf erscheint der folgende Dialog, in dem wir uns entscheiden müssen, ob wir ein neues Arbeitsteil neben oder unter demjenigen erzeugen wollen, auf dem wir gerade stehen:
Da wir eine neue Anlagengruppe erzeugen wollen und bereits auf einer solchen stehen, wählen wir die erste Option Neues Arbeitsteil. Nach einem Klick auf OK wird das Arbeitsteil erzeugt und in den Baum eingefügt:
Als nächstes müssen wir die Klasse des neuen Arbeitsteils angeben. Hierzu stellen wir uns in das noch leere Feld der Spalte Arbeitsteilklassencode und betätigen den Lookup-Knopf. Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der an dieser Stelle zulässigen Arbeitsteilklassen:
Welche Klassen an dieser Stelle zulässig sind, wurde in der Einrichtung des Moduls, genau genommen in der Arbeitsbaumkonfiguration, hinterlegt. Wir sehen, dass hier Anlagengruppen und Etagen möglich sind. Wir entscheiden uns für Anlagengruppen und klicken auf OK. Der Code wird in den Arbeitsbaum übernommen:
Anschließend muss eine Strukturnummer angegeben werden. Je nach Konfiguration der Ebene, in der wir uns gerade befinden, wird die Strukturnummer entweder automatisch vom System vergeben oder muss von Hand ausgewählt werden. Im vorliegenden Fall ist das Feld noch leer. Wir müssen es also manuell füllen. Speziell im Fall der Anlagengruppen sind jedoch bereits ein paar Vorgaben im System hinterlegt, derer wir uns bedienen können. Wir betätigen deshalb den Lookup-Knopf und öffnen damit das Formular zur Auswahl der vorbereiteten Strukturnummern:
Wir entscheiden uns für die Brandschutztechnischen Geräte und Anlagen und klicken auf OK. Die Strukturnummer wird übernommen und in den Arbeitsbaum eingetragen:
Wir hätten die Strukturnummer ebenso gut direkt eingeben können. Es hätte keinen Unterschied gemacht. Durch die Eingabe wurden die Beschreibung und der Strukturschlüssel des Arbeitsteils automatisch aktualisiert.
Als Nächstes soll unter der Anlagengruppe eine Anlage eingefügt werden. Hierzu stellen wir uns auf die soeben erzeugte Anlagengruppe 070 und wählen wieder den Menüpunkt Funktion/Neues Arbeitsteil (F3) aus. Diesmal soll jedoch ein neues Arbeitsteil unterhalb des aktuellen Arbeitsteils erstellt werden. Im Dialog wählen wir daher die zweite Option Neues Kindarbeitsteil aus:
Nach Bestätigung des Dialoges mittels OK fügt die Anwendung das neue Arbeitsteil in den Baum ein. In ähnlicher Weise wie oben tragen wir in der Spalte Arbeitsteilklassencode den Code der gewünschten Klasse ein, diesmal ANLAGE. Im Falle von Anlagen ist das System so eingerichtet, dass die Strukturnummer automatisch vergeben wird. Dementsprechend werden auch die Beschreibung und der Strukturschlüssel automatisch erstellt:
Lediglich die automatisch generierte Beschreibung gefällt uns noch nicht. Wir korrigieren sie daher zu Kanalnetz. Schließlich soll unterhalb dieser Anlage noch ein Bauteil eingefügt werden. Wir bleiben deshalb gleich auf dem Kanalnetz stehen und wählen erneut den Menüpunkt Funktion/Neues Arbeitsteil (F3) aus. Da auch diesmal ein neues Arbeitsteil unterhalb desjenigen, auf dem wir gerade stehen, erzeugt werden soll, wählen wir im daraufhin erscheinenden Dialog die Option Neues Kindarbeitsteil aus und klicken auf OK. Als Klasse tragen wir BAUTEIL ein:
Um speziellere Angaben zu diesem Bauteil zu machen, öffnen wir mittels Arbeitsteil/Karte (Umschalt+F5) die Arbeitsteilkarte:
Wie man sieht, besteht die Arbeitsteilkarte genau wie die Arbeitsbereichskarte aus einem Kopf- und einem Zeilenbereich, wobei der Zeilenbereich die frei konfigurierbaren Attribute enthält. In unserem Beispiel ist es möglich, am Bauteil einen Hersteller als freien Text zu hinterlegen. Dies kann man jedoch jederzeit durch entsprechende Einrichtungsarbeiten an der Klasse BAUTEIL ändern. Einzelheiten hierzu können der Einrichtungsdokumentation entnommen werden. Die Eingabe geschieht genauso wie bei Arbeitsbereichen. Um dies zu testen, geben wir einen beliebigen Herstellernamen an.
Für den speziellen Fall eines Bauteils soll noch eine weitere Eingabemöglichkeit aufgezeigt werden. An Bauteilen ist es sinnvoll, eine Standardleistung hinterlegen, die beim Eintragen dieses Bauteils in eine Arbeitsauftragszeile automatisch vorgegeben wird. Das entsprechende Feld Leistungsnr. ist im Reiter Planen zu finden. Tragen Sie hier die Leistung VDMA010504 ein, entweder manuell oder nach Betätigung des Lookup-Knopfes durch Auswahl aus der Leistungsübersicht:
Wie man an der Titelleiste des Formulars erkennen kann, wurde durch die Eingabe der Leistungsnummer die Beschreibung des Bauteils auf einen sinnvollen Text geändert. Dieser wurde dem Feld Arbeitsteilbeschreibung der Leistung entnommen.
Abschließend soll der ursprüngliche Zustand des Arbeitsbaumes durch Löschung der soeben erfassten Arbeitsteile wiederhergestellt werden. Wir schließen daher die Arbeitsteilkarte mittels Esc, stellen uns auf das soeben eingegebene Bauteil und drücken F4. Es erscheint der folgende Dialog:
Wird dieser Dialog mit Ja beantwortet, so wird das Arbeitsteil gelöscht. Auf dieselbe Weise löschen wir auch die Anlage und die Anlagengruppe. Am Ende sieht der Arbeitsbaum wie folgt aus:
Es wäre übrigens nicht möglich gewesen, alle Arbeitsteile „in einem Rutsch“ durch Markierung und Aufruf der Löschfunktion zu entfernen, da Arbeitsteile immer von unten nach oben gelöscht werden müssen. Dies ist ein absichtlich eingebauter Sicherheitsmechanismus, der den Benutzer vor der Löschung ganzer Teilbäume bewahren soll.
Ungeplante Instandhaltung
Abschnitt betitelt „Ungeplante Instandhaltung“Als typischen Ablauf der ungeplanten Instandhaltung behandeln wir eine Störungsbehebung. Eine Störmeldung kommt herein, ein Aktiver Arbeitsauftrag wird erfasst, die Arbeiten werden erledigt, die Verbräuche zurückgemeldet und die Rechnung gestellt.
Ablaufbeschreibung
Abschnitt betitelt „Ablaufbeschreibung“Das nachfolgende Diagramm zeigt den Ablauf der ungeplanten Instandhaltung in typischen FM- Dienstleistungsunternehmen:
Wie durch die spaltenweise Darstellung beabsichtigt, gliedert sich der Ablauf der ungeplanten Instandhaltung im Wesentlichen in vier Phasen, nämlich die Erstellung des Arbeitsauftrages, die technische Abarbeitung, die systemtechnische Meldung der Abarbeitung sowie die Fakturierung der erbrachten Leistungen an den Kunden.
Zunächst wird ein neuer Arbeitsauftrag erfasst. Hierfür werden die wesentlichen Daten in den Auftragskopf eingetragen. Damit der Arbeitsauftrag den programminternen Anforderungen genügt, muss er anschließend berechnet werden. Hierbei werden Arbeitsauftragszeilen angelegt. Durch eine eventuelle Weiterleitung wird er einem anderen Benutzer und/oder einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet. Mit seiner Freigabe geht er vom „Schmierzettelstadium“ in das „Belegstadium“ über und kann bebucht werden.
Die technische Abarbeitung beginnt mit dem Ausdruck des Beleges und der Übergabe an den verantwortlichen Mitarbeiter. Sobald dieser mit den Arbeiten begonnen hat, kann der Status des Arbeitsauftrages nach Bearbeitung und nach endgültiger Erledigung sämtlicher Arbeiten nach Erledigt geändert werden.
Um dem System die Kosten der erbrachten Leistung mitzuteilen, werden anschließend die Material- und Ressourcenverbräuche erfasst und gebucht. Gegebenenfalls muss auch der Einkauf von Fremdmaterial und/oder Fremdleistung durch die Erfassung und Buchung einer Bestellung dokumentiert werden.
Nach Erledigung dieser Arbeiten wird der Auftrag gegebenenfalls an den Kunden fakturiert und schließlich abgeschlossen, womit er in den „Topf“ der Abgeschlossenen Arbeitsaufträge übergeht, die nur noch im Rahmen der Historie sichtbar sind.
Arbeitsauftrag erfassen
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag erfassen“Wir gehen in unserem Beispiel davon aus, dass im Hauptgebäude der Liegenschaft Braunschweig die Heizung nicht richtig funktioniert und deshalb repariert werden muss. Zunächst erfassen wir einen Aktiven Arbeitsauftrag.
Hierzu öffnen wir das entsprechende Formular mittels CX Service/Auftragsabwicklung/Aktive Arbeitsaufträge, legen mit F3-Enter einen neuen Datensatz an und tragen den Arbeitsbereich, das Arbeitsteil, die allgemeine Reparaturleistung und eine geeignete Beschreibung ein:
Viele Felder werden durch die Anwendung bei Eingabe der genannten Daten automatisch gefüllt. Bei Eingabe des Arbeitsteils wird eventuell aufgefallen sein, dass als Übersichtsformular die Baumansicht verwendet wird. Es gibt auch eine gewöhnliche listenartige Übersicht über die Arbeitsteile. Welches dieser beiden Formulare letztendlich verwendet wird, ist eine Frage der Einrichtung.
Da die erbrachte Leistung fakturiert werden soll, müssen wir noch sicherstellen, dass am Arbeitsauftrag ein Projekt eingetragen ist. Hierzu öffnen wir den Reiter Buchen:
Wie man sieht, sind bereits ein Projekt und eine Projektaufgabe eingetragen. Das liegt daran, dass diese Daten bereits in der Liegenschaft angegeben sind und bei Eingabe derselben in den Arbeitsauftrag übernommen wurden. Somit ist die Erfassung des Arbeitsauftrages abgeschlossen.
Arbeitsauftrag berechnen
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag berechnen“Der Arbeitsauftrag hat noch keine Zeilen. Die braucht er jedoch, damit man im Folgenden mit ihm arbeiten kann. Um die Zeilen zu erzeugen, ruft man den Menüpunkt Funktion/Berechnen auf:
Da wir genau eine Zeile mit dem im Belegkopf eingetragenen Arbeitsteil erzeugen wollen, geben wir in Zeilen berechnen die Option Kopfarbeitsteil an. Die restlichen Einstellungen lassen wir so, wie sie sind. Mit OK wird die Berechnung ausgelöst. Anschließend sieht man am Arbeitsauftrag die neu berechnete Zeile:
Nun ist der Arbeitsauftrag im Wesentlichen vollständig.
Arbeitsauftrag weiterleiten
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag weiterleiten“Für die Durchführung des Arbeitsauftrages soll Frau Linda Martin verantwortlich sein. Um dies zu dokumentieren, wird der Arbeitsauftrag an sie weitergeleitet. Hierzu ruft man den Menüpunkt Funktion/Auftrag weiterleiten auf:
In Weiterleiten an Art wird Ressource angegeben, da Linda Martin eine Ressource ist, und in Weiterleiten an Nr. muss ihre Nummer erfasst werden. Durch Betätigen von OK wird die Weiterleitung ausgelöst, was man am Arbeitsauftrag im Feld* Verantw. Ressourcennr.* erkennen kann:
Die Weiterleitung sowie verschiedene andere Aktionen werden in den so genannten Arbeitsauftragsposten festgehalten. Man kann sie sich mittels Arbeitsauftrag/Posten/Arbeitsauftragsposten ansehen:
Man erkennt die Erstellung des Arbeitsauftrages in der ersten und seine Weiterleitung in der zweiten Zeile.
Arbeitsauftrag freigeben
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag freigeben“Bis jetzt war der Arbeitsauftrag noch so etwas wie ein Schmierzettel oder Erfassungsblatt ohne eine verbindliche Bedeutung. Schließlich waren zeitweise noch nicht einmal alle erforderlichen Felder ausgefüllt. Um den Arbeitsauftrag zu einem echten Beleg zu machen, der auch bebucht werden kann, muss er freigegeben werden. Dies geschieht mittels Funktion/Status ändern (Strg+F11):
Der Neue Arbeitsauftragsstatuscode FREI ist bereits eingetragen, weil dies der Standard-Nachfolgestatus von OFFEN ist. Wir brauchen also nichts zu ändern. Mittels OK wird die Statusänderung ausgelöst. Den neuen Status sehen wir am Arbeitsauftrag im Feld Arbeitsauftragsstatuscode:
Die Statuscodeänderung wird ebenfalls in den Arbeitsauftragsposten dokumentiert, wovon man sich mittels Arbeitsauftrag/Posten/Arbeitsauftragsposten überzeugen kann. Der Arbeitsauftrag kann nun bebucht werden.
Arbeitsauftrag drucken
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag drucken“Die technische Bearbeitung des Arbeitsauftrages beginnt mit dem Ausdruck des Beleges und seiner Übergabe an den verantwortlichen Mitarbeiter, in diesem Fall Frau Linda Martin. Hierzu wird der Menüpunkt Drucken/Auftragsbeleg aufgerufen:
Durch Betätigen des Drucken-Knopfes wird der Druckvorgang ausgelöst. Es ist jedoch auch möglich, sich den Beleg mittels Seitenansicht auf dem Rechnermonitor anzusehen.
Statusänderung nach Bearbeitung
Abschnitt betitelt „Statusänderung nach Bearbeitung“Sobald Frau Linda Martin mit ihren Arbeiten begonnen hat, kann der Arbeitsauftrag in den Status Bearbeitung überführt werden. Dies geschieht genau wie die Freigabe mittels Funktion/Status ändern (Strg+F11):
Auch hier ist der neue Arbeitsauftragsstatuscode bereits richtig vorbelegt. Durch Betätigen von OK wird die Statusänderung ausgelöst. Ein entsprechender Arbeitsauftragsposten wird ebenfalls geschrieben.
Diese Statusänderung hat keine funktionalen Auswirkungen auf den Arbeitsauftrag. Sie dient jedoch der Dokumentation. Wenn beispielsweise der Kunde anruft und fragt, was denn nun aus seinem Arbeitsauftrag geworden ist, so kann man ihm antworten, er sei gerade in Bearbeitung. Hierfür muss noch keine Bearbeitungs- oder Verbrauchsbuchung erfolgt sein.
Statusänderung nach Erledigt
Abschnitt betitelt „Statusänderung nach Erledigt“Nach erfolgter vollständiger Reparatur der Anlage kann der Arbeitsauftrag in den Status Erledigt überführt werden. Auch dies geschieht mittels Funktion/Status ändern (Strg+F11):
Auch in diesem Fall ist der neue Arbeitsauftragsstatuscode bereits richtig vorbelegt. Durch Betätigen von OK wird die Statusänderung ausgelöst. Ein entsprechender Arbeitsauftragsposten wird ebenfalls geschrieben.
Auch diese Statusänderung hat keine funktionalen Auswirkungen auf den Arbeitsauftrag, dient jedoch der Dokumentation.
Verbräuche erfassen und buchen
Abschnitt betitelt „Verbräuche erfassen und buchen“Bei der Durchführung des Arbeitsauftrages wurden Materialien und Ressourcen verbraucht. Diese Verbräuche sollten zurückgemeldet werden, um einerseits den vom System geführten Lagerbestand auf dem aktuellen Stand zu halten und andererseits den Arbeitsauftrag und das dazugehörige Projekt mit den entsprechenden Kosten zu belasten. Schließlich sollen die Kosten später im Rahmen der Fakturierung an den Kunden weitergereicht und das Projekt damit ausgeglichen werden. Zur Erfassung der Verbräuche öffnet man das Verbrauchsbuchblatt mittels CX Service/Auftragsabwicklung/Verbrauchs Buch.-Blätter:
Zunächst sollten eventuell noch vorhandene Zeilen in diesem Buchungsblatt gelöscht werden. Zunächst erfassen wir den von Frau Linda Martin geleisteten Arbeitsaufwand in Höhe von 2 Stunden. Wir geben die folgenden Daten in der ersten Zeile ein:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Zeilenart | Plan und Vertrag, da die Kosten anschließend an den Kunden fakturiert werden sollen. |
| AA-Nr. | Nummer des Arbeitsauftrages. Die Arbeitsteilnr. und die Leistungsnr. werden vom System automatisch aus dem Arbeitsauftrag übernommen. |
| Art | Ressource |
| Nr. | LINDA für Frau Linda Martin |
| Beschreibung | Die Beschreibung wurde vom System automatisch aus der Ressource übernommen. Wir ersetzen sie jedoch durch die ausgeführte Tätigkeit. |
| Menge | 2 |
| Einheitencode | STUNDE wurde bereits vom System aus der Ressource übernommen. Hier müssen wir also nichts mehr ändern. |
| Einstandspreis | Der Einstandspreis wurde vom System automatisch aus der Ressource übernommen und müssen nicht geändert werden. |
| VK-Preis | Der VK-Preis wurde vom System automatisch aus der Ressource übernommen und müssen nicht geändert werden. |
In der Praxis wird man nicht den Verkaufspreis aus der Ressource, sondern den ausgehandelten Stundensatz aus dem Projekt übernehmen wollen. Hierzu muss man Arbeitstypen pflegen und entsprechende Verkaufspreise für die Arbeitstypen am Projekt hinterlegen. Einzelheiten hierzu sind der Dokumentation des Projektmoduls zu entnehmen. Um diese Form der Preisfindung zu verwenden, muss man im Buchblattformular noch die Spalte Arbeitstypencode einblenden und dort den entsprechenden Arbeitstyp erfassen. Der Verkaufspreis wird dann aus dem am Projekt hinterlegten Stundensatz für diesen Arbeitstyp übernommen.
In der Praxis wird man nicht den Verkaufspreis aus der Ressource, sondern den ausgehandelten Stundensatz aus dem Projekt übernehmen wollen. Hierzu muss man Arbeitstypen pflegen und entsprechende Verkaufspreise für die Arbeitstypen am Projekt hinterlegen. Einzelheiten hierzu sind der Dokumentation des Projektmoduls zu entnehmen. Um diese Form der Preisfindung zu verwenden, muss man im Buchblattformular noch die Spalte Arbeitstypencode einblenden und dort den entsprechenden Arbeitstyp erfassen. Der Verkaufspreis wird dann aus dem am Projekt hinterlegten Stundensatz für diesen Arbeitstyp übernommen.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Zeilenart | Plan und Vertrag, da die Kosten anschließend an den Kunden fakturiert werden sollen. |
| AA-Nr. | Nummer des Arbeitsauftrages. Mit F8 kann die Nummer der darüberliegenden Zeile einfach kopiert werden. Die Arbeitsteilnr. und die Leistungsnr. werden vom System automatisch aus dem Arbeitsauftrag übernommen. |
| Art | Artikel |
| Nr. | 70061 für das Schmieröl |
| Beschreibung | Die Beschreibung wurde vom System automatisch aus dem Artikel übernommen. Wir lassen sie einfach so stehen. |
| Menge | 3 |
| Einheitencode | DOSE wurde bereits vom System aus der Ressource übernommen. Hier müssen wir also nichts mehr ändern. |
| Einstandspreis | Der Einstandspreis wurde vom System automatisch aus dem Artikel übernommen und müssen nicht geändert werden. |
| VK-Preis | Der VK-Preis wurde vom System automatisch aus dem Artikel übernommen und müssen nicht geändert werden. |
Das Formular sieht anschließend wie folgt aus:
Mittels Buchen/Buchen (F11) rufen wir die Buchungsfunktion auf. Es erscheint zunächst eine Sicherheitsabfrage:
Durch Beantworten dieser Frage mit Ja wird der Buchungsvorgang ausgelöst. Dabei werden die Verbräuche in das System übernommen und entsprechende Posten geschrieben. Zum Abschluss dieser Arbeiten erhalten wir eine Erfolgsmeldung:
Diese Meldung kann mittels OK geschlossen werden. Das Buchungsblatt ist anschließend leer. Eventuell enthält es eine Leerzeile, die jedoch ohne Bedenken gelöscht werden kann.
Wir schauen uns nun das Ergebnis dieser Buchungen an. Hierzu schließen wir das Verbrauchsbuchblatt und öffnen den Arbeitsauftrag. Mittels Arbeitsauftrag/Posten/Leistungsposten (Strg+F5) öffnen wir ein Formular zur Anzeige der zum Arbeitsauftrag zugehörigen Leistungsposten:
Ebenso kann man sich mittels der unter Arbeitsauftrag/Posten liegenden Menüpunkte weitere Postenbereiche ansehen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsauftrag bebucht wurden. Probieren Sie es aus!
Bestellungen erfassen und buchen
Abschnitt betitelt „Bestellungen erfassen und buchen“Verbräuche können als Mitarbeiterzeiten, Materialentnahmen aus dem Lager oder durch Einkäufe von Material und Fremdleistung entstehen. Derartige Einkäufe werden über Bestellungen zum Arbeitsauftrag abgewickelt. Im Folgenden gehen wir davon aus, dass im Zuge der Reparaturarbeiten auch noch 5 Rollen Dichtungsband verbraucht wurden, die jedoch erst eingekauft werden mussten, da sie im Lager nicht vorrätig waren. Wir öffnen den Arbeitsauftrag und rufen den Menüpunkt Funktion/Einkaufsbeleg erzeugen/Bestellung auf und geben im daraufhin erscheinenden Dialogfenster den Kreditor 50000 an:
Durch Betätigen des OK-Knopfes wird die Erzeugung des Beleges ausgelöst. Als Ergebnis erhalten wir zunächst nur eine einfache Erfolgsmeldung:
Diese Meldung kann mit OK geschlossen werden. Mittels Arbeitsauftrag/Einkaufsbelege gelangen wir jedoch zu einer Übersicht über die zu diesem Arbeitsauftrag zugehörigen ungebuchten Einkaufsbelege:
Wir stellen uns auf den gewünschten Beleg – momentan gibt es nur einen – und rufen den Menüpunkt Zeile/Karte (Umschalt+F5) auf:
Damit die Bestellung später gebucht werden kann, muss im Kopfbereich eine Kred.-Rechnungsnr. angegeben werden. Im Zeilenbereich blenden wir die Felder Einstandspreis (MW), Projektzeilenart und VK-Preis Projekt ein, sofern dies nicht bereits geschehen ist. Um die 5 Rollen Dichtungsband zu bestellen, erfassen wir eine neue Zeile mit den folgenden Angaben:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Art | Artikel |
| Nr. | 70062 für das Dichtungsband. |
| Menge | 5 |
| Einheitencode | ROLLE wurde bereits automatisch vom System aus dem Artikel übernommen und muss deshalb nicht mehr verändert werden. |
| EK-Preis Ohne MwSt. | 10,50 |
| Projektzeilenart | Plan und Vertrag, da die Kosten anschließend an den Kunden fakturiert werden sollen. |
| VK-Preis | Den VK-Preis Projekt korrigieren wir auf 27,00 Euro. Zu diesem Preis werden die Rollen später an den Kunden fakturiert. |
Die Bestellung sieht anschließend wie folgt aus:
Mittels Buchen/Buchen (F11) wird der Buchungsvorgang angestoßen. Es erscheint zunächst der folgende Dialog:
Wir wählen die Option Liefern und fakturieren und lösen den Buchungsvorgang durch Betätigen des OK-Knopfes aus. Anschließend ist die Bestellung nicht mehr vorhanden. Stattdessen gibt es eine gebuchte Einkaufslieferung und eine gebuchte Einkaufsrechnung. Wir schließen das Bestellformular und die Einkaufsübersicht mittels Esc, um zum Arbeitsauftrag zurückzukehren. Von dort aus gelangen wir mittels Arbeitsauftrag/Gebuchte Einkaufsbelege/Rechnungen in eine Übersicht mit allen gebuchten Einkaufsrechnungszeilen zu diesem Arbeitsauftrag:
Wir stellen uns auf eine der beiden Zeilen und öffnen mittels Zeile/Beleg anzeigen (Umschalt+F5) die dazugehörige gebuchte Einkaufsrechnung:
Es sieht alles richtig aus. Der anscheinend falsche VK-Preis (MW) braucht uns in diesem Zusammenhang nicht zu beunruhigen, denn für die spätere Fakturierung gilt allein der VK-Preis Projekt, der jedoch in diesem Standardformular nicht angezeigt wird.
Um die Leistungsposten zu kontrollieren, schließen wir die Rechnungsformulare und öffnen vom Arbeitsauftrag aus mittels Arbeitsauftrag/Posten/Leistungsposten (Strg+F5) die zugehörigen Leistungsposten:
Wenn wir die letzte Zeile genau betrachten, stellen wir fest, dass der Verkaufsbetrag stimmt.
Arbeitsauftrag fakturieren
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag fakturieren“Die Fakturierung von Arbeitsaufträgen geschieht über das Projektmodul. Damit Leistungen später auch fakturiert werden können, ist es ganz wichtig, dass sie mit der Zeilenart Plan und Vertrag gebucht werden. Dadurch entstehen entsprechende Projektplanzeilen, aus denen heraus Rechnungen erzeugt werden können. Vergisst man die Angabe der Zeilenart Plan und Vertrag, so muss man die entsprechenden Projektposten zunächst in Planungszeilen übertragen. Einzelheiten sind der Dokumentation zum Projektmodul zu entnehmen.
Wenn jedoch alle Leistungen und Bestellungen korrekt gebucht wurden, können die zugehörigen Projektplanzeilen vom Arbeitsauftrag mittels Arbeitsauftrag/Projektplanzeilen geöffnet werden:
Wir markieren nun alle Zeilen („blau markieren“) und rufen den Menüpunkt Funktionen/Verkaufsrechnung erstellen auf. Es erscheint der folgende Dialog:
Wir lassen alle Einstellungen so, wie sie sind, und lösen mittels OK die Erzeugung der Verkaufsrechnung aus. Wenn alles glatt ging, erhalten wir die folgende Erfolgsmeldung:
Wir schließen diese Meldung und die Projektplanzeilen, um zum Arbeitsauftrag zurückzugelangen. Von dort aus öffnen wir mittels Arbeitsauftrag/Verkaufsbelege die Übersicht über alle zum Arbeitsauftrag zugehörigen ungebuchten Verkaufszeilen:
Wir stellen uns auf eine der gewünschten Zeilen und öffnen mittels Zeile/Beleg anzeigen (Umschalt+F5) die ungebuchte Verkaufsrechnung:
Wie man sieht, sind alle Angaben in Ordnung, auch der von uns angepasste Verkaufspreis des Dichtungsbandes. Um die Rechnung zu buchen, rufen wir den Menüpunkt Buchen/Buchen (F11) auf. Es erscheint zunächst eine Sicherheitsabfrage:
Wir beantworten sie mit Ja und lösen damit den Buchungsvorgang aus. Die Rechnung verschwindet erwartungsgemäß aus dem Formular. Wir schließen das Rechnungsformular und die Verkaufszeilenübersicht, um zum Arbeitsauftrag zurückzugelangen. Durch die Buchung sind diverse Posten entstanden, unter anderem auch Leistungsposten der Art Verkauf. Mittels Arbeitsauftrag/Posten/Leistungsposten (Strg+F5) können wir diese anzeigen lassen:
Man sieht jetzt sowohl die Verbräuche als auch die Verkäufe des Arbeitsauftrages.
Arbeitsauftrag abschließen
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag abschließen“Nach technischer Abarbeitung und kaufmännischer Meldung und Fakturierung kann der Arbeitsauftrag abgeschlossen werden, damit er anschließend im Bereich der Aktiven Arbeitsaufträge nicht mehr sichtbar ist. Hierzu rufen wir vom Arbeitsauftrag aus den Menüpunkt Funktion/Auftrag abschließen auf. Es erscheint der folgende Dialog:
Durch Betätigen von OK wird der Arbeitsauftrag tatsächlich abgeschlossen. Erwartungsgemäß verschwindet er vom Formular. Natürlich ist er nach wie vor im System vorhanden, nun aber unter einer anderen Belegart als Abgeschlossener Arbeitsauftrag. Wir finden ihn vom Hauptmenü ausgehend mittels CX Service/Historie/Abgeschlossene Arbeitsaufträge:
Gegebenenfalls muss er mittels F5 gesucht und angewählt werden. Der Arbeitsauftrag hat auch alle seine Posten mitgenommen. Schauen wir uns beispielsweise die Arbeitsauftragsposten mittels Arbeitsauftrag/Posten/Arbeitsauftragsposten an:
Geplante Instandhaltung
Abschnitt betitelt „Geplante Instandhaltung“Als typischen Ablauf der geplanten Instandhaltung behandeln wir die zyklische Wartung einer elektrotechnischen Anlage. Ausgehend von einem wiederkehrenden Arbeitsauftrag werden einzelne „echte“ Arbeitsaufträge ausgelöst und abgearbeitet.
Ablaufbeschreibung
Abschnitt betitelt „Ablaufbeschreibung“Das nachfolgende Diagramm zeigt den Ablauf der geplanten Instandhaltung in typischen FM- Dienstleistungsunternehmen:
Eigentlich handelt es sich bei der geplanten Instandhaltung um mehrere Prozesse, die parallel ablaufen. Im Rahmen der Vorplanung werden Wiederkehrende Arbeitsaufträge erfasst und freigegeben. Hierbei beschreibt ein Wiederkehrender Arbeitsauftrag eine zusammenhängende Tätigkeit, die in bestimmten Intervallen zu wiederholen ist.
Zur Grobplanung, die beispielsweise einmal im Jahr oder Quartal stattfindet, erzeugt man aus diesen Wiederkehrenden Arbeitsaufträgen die tatsächlichen „echten“ Arbeitsaufträge für den entsprechenden Zeitraum im Voraus, allerdings in einem gewissen „Planungsstadium“ als Geplante oder Fest geplante Arbeitsaufträge.
Zur Feinplanung, die vielleicht einmal pro Monat oder Woche stattfindet, aktiviert man die für den nächsten Monat oder die nächste Woche geplanten Arbeitsaufträge, d.h. man macht sie zu Aktiven Arbeitsaufträgen. Diese werden dann zum jeweiligen Fälligkeitstermin auch tatsächlich ausgeführt.
Die Ausführung des Aktiven Arbeitsauftrages unterscheidet sich nicht wesentlich vom Prozess der ungeplanten Instandhaltung. Aus Gründen der Dokumentation kommt eventuell die Buchung der Bearbeitung hinzu. Im Allgemeinen wird eine abschließende Fakturierung unterbleiben, da die geplante Instandhaltung zumeist durch die regelmäßige Zahlung von Pauschalen abgegolten wird. Hierfür ist dann das Projektmodul zuständig.
Wiederkehrenden Arbeitsauftrag erfassen
Abschnitt betitelt „Wiederkehrenden Arbeitsauftrag erfassen“Es soll ein wiederkehrender Arbeitsauftrag für eine Niederspannungsverteilung angelegt werden. Hierfür öffnet man zunächst mittels CX Service/Planung/Wiederkehrende Arbeitsaufträge das entsprechende Belegformular, erzeugt mit F3-Enter einen neuen Beleg und gibt die folgenden Daten ein:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Arbeitsbereichsnr. | 1030 für Braunschweig. |
| Arbeitsteilnr. | TE00041 für die Niederspannungshauptverteilung 1030-01-G050-001. |
| Leistungsnr. | ALLGWI für Wartung/Inspektion allgemein. |
| Beschreibung | Die Beschreibung wurde zwar bereits aus der Leistung übernommen, wird jedoch durch einen aussagekräftigeren Text ersetzt. |
Im Reiter Planen geben wir folgendes ein:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Fälligkeitsdatum | 01.01.2011 |
| Ablaufdatum | 31.12.2019 |
| Wiederholungsrate | +1M |
| Beschreibung | Die Beschreibung wurde zwar bereits aus der Leistung übernommen, wird jedoch durch einen aussagekräftigeren Text ersetzt. |
Wir vergewissern uns davon, dass im Reiter Buchen ein Projekt und eine Projektaufgabe angegeben sind. Dies sollte jedoch bereits der Fall sein, da die Liegenschaft Braunschweig bereits einem Projekt zugewiesen ist, welches von der Anwendung in den Arbeitsauftrag übernommen wurde. Bei abweichenden Projekten für ungeplante und geplante Instandhaltung muss dieses Projekt jedoch gegebenenfalls korrigiert werden.
Der Arbeitsauftrag sieht nun wie folgt aus:
Im Reiter Planen sind alle Daten, die die Zyklizität betreffen, eingetragen:
Diese Daten besagen, dass dieser Arbeitsauftrag bis zum 31.12.2019 monatlich ausgeführt werden soll. Der nächste „echte“ Arbeitsauftrag wird das Fälligkeitsdatum 01.01.2011 haben.
Die Kopfdaten des Arbeitsauftrages sind nun komplett erfasst.
Arbeitsauftrag berechnen
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag berechnen“Wie dies bereits in der ungeplanten Instandhaltung der Fall war, muss auch hier eine Berechnung durchgeführt werden, um die benötigten Zeilen zu erzeugen. Im vorliegenden Beispiel haben wird es mit einer Anlage zu tun, unter der sich drei Bauteilen befinden. Wir möchten, dass der fertige Arbeitsauftrag je eine Zeile pro Bauteil hat. Hierfür rufen wir den Menüpunkt Funktion/Berechnen auf und wählen hinter Zeilen berechnen die Option Kindarbeitsteile. Dies bewirkt, dass für jedes untergeordnete Bauteil der im Belegkopf eingetragenen Anlage eine eigene Zeile berechnet wird:
Die Haken hinter Schritte berechnen und Komponenten berechnen bewirken, dass auch die unterhalb der Zeilen angebrachten Arbeitsschritte und Komponenten neu erzeugt werden. Da in den Bauteilen VDMA-Leistungen angegeben sind, können wir dies auch gleich tun. Nach Betätigung von OK sieht der Arbeitsauftrag wie folgt aus:
Wie man sieht, sind in den Zeilen bereits Leistungen eingetragen. Sie wurden aus den Bauteilen übernommen. Wäre in den Bauteilen noch keine Leistung angegeben gewesen, so hätte man die Leistungen zunächst von Hand in den Zeilen ergänzen und die Berechnung ein weiteres Mal durchführen müssen, diesmal allerdings mit der Option Zeilen berechnen = Keine, denn die von Hand ergänzten Zeilen hätten ja nicht ersetzt werden dürfen.
Zu jeder Zeile gibt es Arbeitsschritte, in denen wir allerdings noch die geplanten Zeiten ergänzen müssen, sofern sie nicht bereits in der Leistung angegeben waren. Wir stellen uns auf die erste Zeile und rufen den Menüpunkt Zeile/Schritte auf. Im daraufhin erscheinenden Tabellenformular tragen wir zu jedem Arbeitsschritt in der Spalte Arbeitszeit die geplante Zeit ein:
Wir schließen das Fenster mit Esc und verfahren in analoger Weise für die zweite und dritte Belegzeile, so dass in jedem Arbeitsschritt eine Planzeit angegeben ist. Die Angabe einer Planzeit im Arbeitsauftrag ist zwar nicht notwendig, bei wiederkehrenden Arbeitsaufträgen jedoch ein durchaus sinnvolles Kontrollwerkzeug.
In der dritten Belegzeile hat die Leistung eine Leistungs-Stückliste mitgebracht, wovon man sich durch Einblenden der Spalte Leistungs-Stücklistennr. überzeugen kann. Durch die Berechnungsfunktion wurden die Komponenten dieser Stückliste unter die Arbeitsauftragszeile kopiert. Wir stellen uns daher auf die dritte Zeile, rufen den Menüpunkt Zeile/Komponenten auf und ergänzen im daraufhin erscheinenden Formular der Arbeitsauftragskomponenten die noch fehlenden Werte in der Mengenspalte, die die geplanten Verbräuche angeben:
Nun sind alle Planungsdetails erfasst.
Arbeitsauftrag weiterleiten
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag weiterleiten“Wenn der verantwortliche Mitarbeiter bereits im Planungsstadium feststeht, kann der Arbeitsauftrag ihm bereits jetzt zugewiesen werden. Dies geschieht mittels Funktion/Auftrag weiterleiten (Umschalt+F11):
Wie im obigen Beispiel der ungeplanten Instandhaltung leiten wir an die Ressource LINDA weiter und klicken auf OK, um die Weiterleitung auszulösen. Mittels Arbeitsauftrag/Posten/Arbeitsauftragsposten können wir einen Blick auf die Arbeitsauftragsposten werfen, in denen diese Weiterleitung protokolliert wurde.
Arbeitsauftrag freigeben
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag freigeben“Die Freigabe eines Wiederkehrenden Arbeitsauftrages ist etwas einfacher als die Freigabe eines Aktiven Arbeitsauftrages, weil es hier nur die Status Offen und Freigegeben gibt. Die frei konfigurierbaren Statuscodes machen hier nämlich keinen Sinn. Die Freigabe erfolgt mittels Funktion/Freigeben (Strg+F11). Der Arbeitsauftrag sieht anschließend wie folgt aus:
Man sieht die geänderte verantwortliche Ressource und den neuen Status.
Mit der Freigabe ist der Wiederkehrende Arbeitsauftrag nun endgültig fertig erfasst. Im Idealfall braucht er nie wieder angetastet zu werden, abgesehen von der regelmäßigen Erzeugung „echter“ Arbeitsaufträge.
Fest geplante Arbeitsaufträge erzeugen
Abschnitt betitelt „Fest geplante Arbeitsaufträge erzeugen“Ein Wiederkehrender Arbeitsauftrag kann nicht ausgeführt und bebucht werden. Er ist nur ein „Muster“, aus dem in regelmäßigen Abständen „echte“ Arbeitsaufträge erzeugt werden müssen. Hierzu ruft man vom Wiederkehrenden Arbeitsauftrag aus den Menüpunkt Funktion/Auftrag erstellen (F11) auf. Im daraufhin erscheinenden Dialog geben wir im Reiter Optionen die neue Belegart Fest geplant an, da wir im Zuge der Grobplanung vorerst Fest geplante Arbeitsaufträge erzeugen wollen. Dies allerdings für ein ganzes Jahr im Voraus. Daher geben wir Bis Datum = 31.12.2011 ein und entfernen den Haken hinter Nur nächsten Arbeitsauftrag erzeugen:
Mit einem Klick auf OK lösen wir die Erzeugung aus. Im Reiter Planen des Wiederkehrenden Arbeitsauftrages sehen wir nun die Auswirkungen:
Abbildung 82: Wiederkehrender Arbeitsauftrag nach wiederkehrender Erzeugung
Das Fälligkeitsdatum wurde hochgesetzt, da alle „echten“ Arbeitsaufträge bis zum 31.12.2011 erzeugt wurden.
Wir benötigen das Formular nun nicht mehr und können es schließen.
Arbeitsaufträge aktivieren
Abschnitt betitelt „Arbeitsaufträge aktivieren“Zu den erzeugten Fest geplanten Arbeitsaufträgen gelangt man mittels CX Service/Planung/Fest geplante Arbeitsaufträge. Mit F5 gehen wir zunächst in die Übersicht:
Hier sehen wir, welche Arbeitsaufträge durch die Wiederkehrende Erzeugung entstanden sind. Wir wählen den obersten aus gehen mit OK zurück auf das Kartenformular:
Dieser Arbeitsauftrag soll nun aktiviert werden, d.h. er soll aus der Liste der Fest geplanten Arbeitsaufträge in die Liste der Aktiven Arbeitsaufträge geschoben werden. Dies geschieht mittels Funktion/Auftrag aktivieren:
Durch Betätigen des OK-Knopfes wird die Aktivierung ausgelöst. Der Arbeitsauftrag verschwindet erwartungsgemäß von der Karte, die wir nun schließen können.
Arbeitsauftrag drucken und Status ändern
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag drucken und Status ändern“Wir finden den Arbeitsauftrag nun in der Liste der Aktiven Arbeitsaufträge wieder, allerdings mit einer neuen Nummer. Hierzu rufen wir den Punkt CX Service/Auftragsabwicklung/Aktive Arbeitsaufträge des Hauptmenüs auf, wählen den Auftrag gegebenenfalls in der mit F5 zu öffnenden Übersicht aus und drücken OK, um zur Karte zurückzugelangen:
Dieser Arbeitsauftrag kann nun genau so, wie dies bereits oben im Ablauf der ungeplanten Instandhaltung beschrieben wurde, gedruckt und nach Beginn und Abschluss der Arbeiten im Status auf BEARB bzw. ERLEDIGT geändert werden. Er sieht dann wie folgt aus:
Bearbeitung erfassen und buchen
Abschnitt betitelt „Bearbeitung erfassen und buchen“Gerade bei geplanten Wartungs- und Inspektionsarbeiten kann es im Rahmen eines Nachweises sinnvoll sein, die tatsächliche Bearbeitung der einzelnen Schritte mit Angabe der effektiv benötigten Zeiten zurückzumelden. Hierzu ruft man das Bearbeitungsbuchblatt vom Hauptmenü aus mittels CX Service/Auftragsabwicklung/Bearbeitungs Buch.-Blätter auf und löscht zunächst eventuell noch vorhandene Zeilen:
Da die Arbeitsschritte bereits am Arbeitsauftrag gepflegt wurden, können sie mittels Funktion/Arbeitsauftragsbearbeitung berechnen in das Buchungsblatt geholt werden. Zunächst erscheint ein Dialog, in welchem man auf die Nummer des zu bebuchenden Arbeitsauftrages filtern sollte:
Die Angaben im Reiter Optionen lassen wir so, wie sie sind. Durch Betätigung von OK wird die Berechnung ausgelöst und das Buchungsblatt mit den entsprechenden Arbeitsschritten gefüllt. Dabei werden die Arbeitszeiten anhand von eventuell bereits gebuchten Zeiten und den im Arbeitsauftrag hinterlegten geplanten Zeiten ermittelt:
Wir entschließen uns dazu, Ist = Soll zu buchen. Daher lassen wir die in der Spalte Menge angegebenen Zeiten so, wie sie sind, und lösen mittels Buchen/Buchen (F11) den Buchungsvorgang aus. Zunächst erscheint eine Sicherheitsabfrage:
Wir beantworten die Sicherheitsabfrage mit Ja und warten den Buchungsvorgang ab. Wenn alles glatt ging, erscheint eine Erfolgsmeldung:
Sie kann durch Betätigen der OK-Taste geschlossen werden. Das Buchungsblatt ist nun leer, abgesehen von einer von der Anwendung erzeugten Leerzeile, die man jedoch ohne Bedenken löschen kann.
Durch die Bearbeitungsbuchung sind Leistungsposten der Postenart Bearbeitung entstanden. Man kann sie sich ansehen, indem man vom Arbeitsauftrag aus den Menüpunkt Arbeitsauftrag/Posten/Leistungsposten (Strg+F5) aufruft:
Verbräuche erfassen und buchen
Abschnitt betitelt „Verbräuche erfassen und buchen“Die Erfassung von Verbräuchen gestaltet sich etwas komfortabler, wenn wie im vorliegenden Fall bereits geplante Verbräuche am Arbeitsauftrag hinterlegt sind. Zunächst öffnen wir mittels CX Service/Auftragsabwicklung/Verbrauchs Buch.-Blätter das Verbrauchsbuchblatt und löschen alle eventuell noch vorhandenen Zeilen:
Anschließend rufen wir den Menüpunkt Funktion/Arbeitsauftragsverbrauch berechnen auf und filtern im erscheinenden Dialog auf den zu bebuchenden Arbeitsauftrag:
Abbildung 95: Arbeitsauftragsverbrauch berechnen, Reiter Arbeitsauftragskomponente
Im Reiter Optionen hätten wir die Möglichkeit, die Zeilenart für die Projektbuchung anzugeben.
Da wir jedoch nicht nach Aufwand fakturieren wollen, lassen wir das Feld leer. Mittels OK wird die Berechnung angestoßen. Dabei werden die Mengen anhand eventuell bereits gebuchter Verbräuche und der im Arbeitsauftrag hinterlegten geplanten Verbräuche ermittelt. Durch einen Klick auf OK wird die Berechnung ausgelöst. Das Buchungsblatt ist anschließend mit den geplanten Verbräuchen gefüllt:
Wir entschließen uns auch hier, Ist = Soll zu buchen und lassen die Mengen so, wie sie sind. Die Preise sind auch in Ordnung, also ändern wir hier ebenfalls nichts. Mittels Buchen/Buchen (F11) wird die Buchung angestoßen. Es erscheint zunächst eine Sicherheitsabfrage:
Durch Beantwortung der Frage mit Ja wird der Buchungsvorgang ausgelöst. Wenn alles glatt ging, erhalten wir eine Erfolgsmeldung, die man mittels OK schließen kann:
Das Buchungsblatt ist anschließend leer, abgesehen von einer Leerzeile, die die Anwendung erzeugt hat. Diese Leerzeile kann getrost gelöscht werden. Durch die Buchung wurde der Arbeitsauftrag entsprechend belastet. Die entstandenen Leistungsposten kann man wie üblich vom Arbeitsauftrag aus mittels Arbeitsauftrag/Posten/Leistungsposten (Strg+F5) betrachten.
Bestellungen erfassen und buchen
Abschnitt betitelt „Bestellungen erfassen und buchen“Die Erfassung und Buchung eventueller Bestellungen im Falle von Einkaufsmaterial oder Fremdleistungen läuft völlig analog zur ungeplanten Instandhaltung ab. Wir verzichten daher darauf und gehen gleich zum letzten Punkt der geplanten Instandhaltung über.
Arbeitsauftrag abschließen
Abschnitt betitelt „Arbeitsauftrag abschließen“Der Arbeitsauftrag wird genau wie im Falle der ungeplanten Instandhaltung mittels Funktion/Auftrag abschließen abgeschlossen und damit aus der Liste der Aktiven Arbeitsaufträge in die Liste der Abgeschlossenen Arbeitsaufträge verschoben. Er kann vom Hauptmenü aus mittels CX Service/Historie/Abgeschlossene Arbeitsaufträge nach eventueller Suche in der Übersicht eingesehen werden. Mittels Arbeitsauftrag/Posten/Arbeitsauftragsposten kann man sich ansehen, was dabei alles in den Arbeitsauftragsposten protokolliert wurde:
Damit ist der Ablauf der geplanten Instandhaltung beendet.