Planung

Die im Hauptmenü unterhalb von CX Service/Planung befindlichen Punkte zeigen Arbeitsaufträge mit Belegarten an, die den Planungsprozessen von FM-Diensleistungsunternehmen zuzuordnen sind.

Wiederkehrende Arbeitsaufträge

Ein Wiederkehrender Arbeitsauftrag ist kein „echter“, tatsächlich ausführbarer und buchbarer Arbeitsauftrag, sondern vielmehr ein Muster, aus dem in regelmäßigen Abständen „echte“ einzelne Arbeitsaufträge erzeugt werden können. Dementsprechend haben sie Felder, in denen Angaben zur Zyklizität gemacht werden können, sowie eine Funktion zum Erstellen der Einzelaufträge.

Wiederkehrende Arbeitsaufträge sind trotz allem den Aktiven Arbeitsaufträgen sehr ähnlich. In diesem und den folgenden Unterabschnitten werden deshalb nur diejenigen Felder und Menüpunkte besprechend, die sich vom Aktiven Arbeitsauftrag unterscheiden. Einige Menüpunkte sind nicht vorhanden, weil sie in Wiederkehrenden Arbeitsaufträgen keinen Sinn machen.

Man öffnet das Kartenformular zur Anzeige und Bearbeitung eines Wiederkehrenden Arbeitsauftrages vom Hauptmenü aus mittels CX Service/Planung/Wiederkehrende Arbeitsaufträge.

Reiter Allgemein

Der Reiter Allgemein sieht fast so aus wie beim Aktiven Arbeitsauftrag:

_{Abbildung 166: Wiederkehrender Arbeitsauftrag, Reiter Allgemein}

Der einzige Unterschied ist das Feld Status, das anstelle des Feldes Arbeitsauftragsstatus erscheint. Es kann die beiden Werte Offen und Freigegeben annehmen. Beim Erstellen eines Wiederkehrenden Arbeitsauftrages mittels F3 ist dieser zunächst Offen, quasi im „Schmierzettelstadium“. Nach seiner Komplettierung, die im Kapitel über die Standardabläufe beschrieben wurde, wird er freigegeben. Erst wenn er sich in diesem Status befindet, können die Einzelaufträge erzeugt werden. Hintergrund für das abweichende Statusfeld ist, dass die ausgefeilten einrichtbaren Statuscodes, die es am Aktiven Arbeitsauftrag gibt, mit der Abarbeitung zu tun haben und deshalb an Wiederkehrenden Arbeitsaufträgen keinen Sinn machen. Das Statusfeld kann nicht von Hand, sondern nur über die entsprechenden Funktionen verändert werden.

Reiter Planen

Der Reiter Planen enthält alle Informationen zur Zyklizität des wiederkehrenden Arbeitsauftrages. Hier wird festgelegt, wie oft und wann die Einzelaufträge zu erzeugen sind:

_{Abbildung 167: Wiederkehrender Arbeitsauftrag, Reiter Planen}

Das Feld Absicherungen unterscheidet sich nicht vom Aktiven Arbeitsauftrag und wird daher nicht erneut beschrieben. Die anderen Felder sind neu oder haben im Wiederkehrenden Arbeitsauftrag eine andere Bedeutung:

Feldname	Beschreibung
Auftragsdatum	Datum, an dem der Wiederkehrende Arbeitsauftrag erstellt wurde.
Fälligkeitsdatum	Datum, an dem der nächste zu erzeugende Arbeitsauftrag fällig wird. Beim Erstellen eines Einzelauftrages mit der entsprechenden Funktion wird dieses Feld in den neuen Auftrag übernommen. Anschließend wird das Fälligkeitsdatum auf den darauffolgenden Termin hochgesetzt. Dieses Feld ist auch im Reiter Allgemein zu finden.
Ablaufdatum	Datum, bis zu dem Einzelaufträge erzeugt werden sollen. Danach ist der Wiederkehrende Arbeitsauftrag abgelaufen, und es werden keine weiteren Einzelaufträge mehr erzeugt.
Wiederholungsrate	Diese Datumsformel gibt die Zyklizität des Wiederkehrenden Arbeitsauftrages an. Steht hier beispielsweise +1M, so werden die Einzelaufträge mit Fälligkeitsdaten im monatlichen Abstand erzeugt.

Menüpunkt Funktion/Auftrag erstellen

Um einen oder mehrere Einzelaufträge aus einem Wiederkehrenden Arbeitsauftrag zu erzeugen, ruft man den Menüpunkt Funktion/Auftrag erstellen (F11) auf. Es erscheint zunächst der folgende Dialog:

_{Abbildung 168: Auftrag erstellen, Reiter Arbeitsauftrag}

Im Reiter Arbeitsauftrag können die Wiederkehrenden Arbeitsaufträge gefiltert werden, zu denen Einzelaufträge erstellt werden sollen. Ruft man die Funktion direkt von einem Wiederkehrenden Arbeitsauftrag aus auf, so wird der Filter bereits von der Anwendung richtig gesetzt.

_{Abbildung 169: Auftrag erstellen, Reiter Optionen}

Im Reiter Optionen muss angegeben werden, in welchem Planungsstadium und bis zu welchem Datum die Einzelaufträge erzeugt werden sollen. Die folgenden Eingaben sind möglich:

Feldname	Beschreibung
Neue Belegart	Hier kann ausgewählt werden, in welchem Planungsstadium der oder die neuen Einzelaufträge erzeugt werden sollen. Je nach Auswahl werden Geplante, Fest geplante oder Aktive Arbeitsaufträge erzeugt.
Bis Datum	Dieses Feld gibt an, bis zu welchem Datum die Einzelaufträge erzeugt werden sollen.
Nur nächsten Arbeitsauftrag erzeugen	Ist dieses Feld angehakt, so wird höchstens ein neuer Einzelauftrag erzeugt, nämlich nur der nächste fällige. Um alle Einzelaufträge bis zum Bis Datum zu erzeugen, muss man den Haken in diesem Feld entfernen.

Nach einem Klick auf OK werden der oder die Einzelaufträge erzeugt. Sie befinden sich dann in der entsprechenden Liste der Geplanten, Fest geplanten oder Aktiven Arbeitsaufträge, je nachdem, welche Option ausgewählt wurde. Am Wiederkehrenden Arbeitsauftrag wurde das Fälligkeitsdatum durch die Funktion entsprechend hochgesetzt. Die wiederkehrende Erzeugung von Einzelaufträgen wird durch Arbeitsauftragsposten am Wiederkehrenden Arbeitsauftrag und an den Einzelaufträgen protokolliert.

Menüpunkt Funktion/Freigeben

Um zu dokumentieren, dass der Wiederkehrende Arbeitsauftrag komplett gepflegt und somit bereit ist, Einzelaufträge zu erzeugen, muss man ihn freigeben. Dies geschieht durch Aufruf des Menüpunktes Funktion/Freigeben (Strg+F11). Anschließend hat der Auftrag den Status Freigegeben. Falls irgendwelche Pflichtfelder noch nicht korrekt gefüllt sind, so wird die Freigabe mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Der Benutzer muss dann die fehlenden Daten komplettieren und erneut versuchen, den Arbeitsauftrag freizugeben.

Menüpunkt Funktion/Status zurücksetzen

Um den Wiederkehrenden Arbeitsauftrag wieder in den Status Offen zurückzusetzen, ruft man den Menüpunkt Funktion/Status zurücksetzen auf. Anschließend hat der Auftrag den Status Offen. Damit wird dokumentiert, dass er sich im „Schmierzettelstadium“ befindet und vor seiner Freigabe nicht verwendet werden kann.

Sonstige Reiter und Menüpunkte

Einige Menüpunkte, die es am Aktiven Arbeitsauftrag gibt, sind am Wiederkehrenden Arbeitsauftrag nicht vorhanden, weil sie dort keinen Sinn machen. Beispiele hierfür sind die Menüpunkte, mit denen man Ein- oder Verkaufsbelege, die mit dem Arbeitsauftrag verknüpft sind, öffnen kann. Die gibt es bei Wiederkehrenden Arbeitsaufträgen natürlich nicht. Alle anderen Reiter und Menüpunkte des Wiederkehrenden Arbeitsauftrages sind identisch mit denen des Aktiven Arbeitsauftrages. Sie werden deshalb an dieser Stelle nicht erneut besprochen.

Simulierte Arbeitsaufträge

Simulierte Arbeitsaufträge dienen dazu, das Verhalten des Systems bei bestimmten Konstellationen auszutesten, ohne dafür „echte“ Arbeitsaufträge erstellen zu müssen. Sie können nicht bebucht werden und haben auch sonst keinerlei Bedeutung im Modul. Der Aufruf des Kartenformulars für Simulierte Arbeitsaufträge geschieht vom Hauptmenü aus mittels CX Service/Planung/Simulierte Arbeitsaufträge:

_{Abbildung 170: Simulierter Arbeitsauftrag}

Vom Erscheinungsbild her ist der Simulierte Arbeitsauftrag identisch mit dem Aktiven Arbeitsauftrag. Die Reiter und die in den Reitern enthaltenen Felder sind die gleichen. Eine gesonderte Beschreibung erübrigt sich daher. Auch die Menüpunkte sind weitestgehend identisch, wobei einige Menüpunkte wie beispielsweise diejenigen, die mit Ein- und Verkaufsbelegen zu tun haben, nicht vorhanden sind. Nur die folgenden Funktionen sind am Aktiven Arbeitsauftrag nicht vorhanden:

• Mittels Funktion/Auftrag planen kann man den Simulierten Arbeitsauftrag in die Liste der Geplanten Arbeitsaufträge verschieben.
• Mittels Funktion/Auftrag fest planen kann man den Simulierten Arbeitsauftrag in die Liste der Fest geplanten Arbeitsaufträge verschieben.
• Mittels Funktion/Auftrag aktivieren kann man den Simulierten Arbeitsauftrag in die Liste der Aktiven Arbeitsaufträge verschieben. Dabei bekommt er im Allgemeinen eine neue Nummer zugewiesen.

Im Allgemeinen bekommt der Arbeitsauftrag bei diesen Belegartenwechseln eine neue Nummer zugewiesen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abschließen eines Aktiven Arbeitsauftrages. Einzelheiten können dort nachgelesen werden.

Geplante Arbeitsaufträge

Geplante Arbeitsaufträge sind Arbeitsaufträge in einem frühen Planungsstadium. Sie können noch nicht bebucht werden und bilden eine eigene Liste. Vom Hauptmenü aus sind sie erreichbar mittels CX Service/Planung/Geplante Arbeitsaufträge. Dabei wird das folgende Kartenformular geöffnet:

_{Abbildung 171: Geplanter Arbeitsauftrag}

Dieses Formular ist bis auf die folgenden Unterschiede identisch mit dem Aktiven Arbeitsauftrag:

• Anstelle des Arbeitsauftragsstatuscodes gibt es den vereinfachten Status, der nur die Werte Offen und Freigegeben annehmen kann. Die Bedeutung ist dieselbe wie beim Wiederkehrenden Arbeitsauftrag und kann dort nachgelesen werden.
• Einige Menüpunkte, beispielsweise diejenigen, die mit Ein- und Verkaufsbelegen zu tun haben, sind nicht vorhanden.
• Mittels Funktion/Auftrag fest planen kann man den Arbeitsauftrag in die Liste der Fest geplanten Arbeitsaufträge verschieben. Dabei bekommt er im Allgemeinen eine neue Nummer zugewiesen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abschließen eines Aktiven Arbeitsauftrages. Einzelheiten können dort nachgelesen werden.
• Mittels Funktion/Auftrag aktivieren kann man den Arbeitsauftrag in die Liste der Aktiven Arbeitsaufträge verschieben. Dabei bekommt er im Allgemeinen eine neue Nummer zugewiesen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abschließen eines Aktiven Arbeitsauftrages. Einzelheiten können dort nachgelesen werden.
• Die Menüpunkte Funktion/Freigeben (Strg+F11) und Funktion/Status zurücksetzen dienen dazu, den Status zu verändern. Die Funktionalität ist dieselbe wie beim Wiederkehrenden Arbeitsauftrag und kann dort nachgelesen werden.

Fest geplante Arbeitsaufträge

Fest geplante Arbeitsaufträge sind Arbeitsaufträge in einem späten Planungsstadium. Sie können noch nicht bebucht werden und bilden eine eigene Liste. Vom Hauptmenü aus sind sie erreichbar mittels CX Service/Planung/Fest geplante Arbeitsaufträge. Dabei wird das folgende Kartenformular geöffnet:

_{Abbildung 172: Fest geplanter Arbeitsauftrag}

Dieses Formular ist bis auf die folgenden Unterschiede identisch mit dem Aktiven Arbeitsauftrag:

• Anstelle des Arbeitsauftragsstatuscodes gibt es den vereinfachten Status, der nur die Werte Offen und Freigegeben annehmen kann. Die Bedeutung ist dieselbe wie beim Wiederkehrenden Arbeitsauftrag und kann dort nachgelesen werden.
• Einige Menüpunkte, beispielsweise diejenigen, die mit Ein- und Verkaufsbelegen zu tun haben, sind nicht vorhanden.
• Mittels Funktion/Auftrag zurückstellen als Geplant kann man den Arbeitsauftrag in die Liste der Geplanten Arbeitsaufträge verschieben. Dabei bekommt er im Allgemeinen eine neue Nummer zugewiesen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abschließen eines Aktiven Arbeitsauftrages. Einzelheiten können dort nachgelesen werden.
• Mittels Funktion/Auftrag aktivieren kann man den Arbeitsauftrag in die Liste der Aktiven Arbeitsaufträge verschieben. Dabei bekommt er im Allgemeinen eine neue Nummer zugewiesen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Abschließen eines Aktiven Arbeitsauftrages. Einzelheiten können dort nachgelesen werden.
• Die Menüpunkte Funktion/Freigeben (Strg+F11) und Funktion/Status zurücksetzen dienen dazu, den Status zu verändern. Die Funktionalität ist dieselbe wie beim Wiederkehrenden Arbeitsauftrag und kann dort nachgelesen werden.